آشنایی با انواع سیستم های مدیریت

مقدمه

بسیاری از صاحبنظران مدیریت و سازمان تصمیم گیری را جوهر مدیریت دانسته اند و موفقیت و شکست بسیاری از سازمانها را در گرو تصمیم گیری مدیران قلمداد کرده اندبرای مثال هربرت سایمون مدیریت و تصمیم گیری را دو واژه مترادف دانسته و این وظیفه را مهمترین و اصلی ترین وظیفه مدیران تلقی نموده است . به علاوه ازنظر دارکر مدیریت چیزی جز عمل تصمیم گیری نیست و تصمیم گیری کانون اصلی مدیریت و اساس وظیفه مدیران را تشکیل می دهد.مدیران همواره با مسائلی مواجه  هستند که اخذ تصمیم از جانب آنان را میطلبد به طوریکه از یک سو چگونگی این تصمیم ها ، میزان موفقیت اهداف سازمان را معین می کند واز سوی دیگر تصمیم گیری مجموعه ای از مراحل و اقدامات مشخص را در بر م گیرد که اطلاعات در آن نقش مهم و حیاتی ایفا می کند.بر همین اساس تصمیم گیری را آخرین مر حله استفاده از اطلاعات دانسته اند.

در نتیجه مشخص است که هر قدر دسترسی به اطلاعات در مراحل مختلف فرایند تصمیم گیریسریع تر ، دقیق تر و بهنگام تر باشد میزان اتکا و اطمینان به تصمیمات اخذ شده و نتایج آن بیشتر خواهد بود . بنابراین نقش نظامهایی که بتوانند به مدیران در انجام تصمیم هایشان کمک کنند مهم و اساسی است.

پیشینه سیستم های پشتیبانی مدیریت ارشد

    واژه  EIS ابتدا در اواخر دهه 1970  از MIT     شروع شد و بوسیله راکارت Rokart” “و تریسی treacy” “در سال 1981   در چندین مقاله کاری مختلف و یک مقاله در هاروارد بیزینس رویو   “Harvard business review”به شهرت رسید

( 1994،  Cheng & Negi)

تعریف سیستم پشتیبانی مدیریت ارشد

سیستم های اطلاعاتی هستند که نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد را تامین می کنند .(صرافی زاده ،علی پناهی،1380)

تعریف دیگر

ess یک سیستم کامپیوتر محور است که این قابلیت را برای مدیر سطح عالی ایجاد می کند که دسترسی آسان به اطلاعات داخلی و خارجی که با تصمیم گیریهای استراتژیک و سایر مسئولیتهای اجرایی مرتبط است را داشته باشند .Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

تعریف دیگر

سیستم پشتیبانی مدیر ارشد سیستم های کامپیوتری هستند که متناسب با شیوه مدیریت و مسئولیتهای مدیران ارشد ایجاد شده اند . و با تعبیه امکانات خاص این سیستمها نیازهای زیر را تامین می کنند.

نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد

•         به سرعت بتوانند موقعیت را درک کنند

•         کارهای تجاری سازمان را تسهیل نمایند

•         مطرح شدن چند مسئله همزمان

•         برای ایجاد برنامه کاری

•         برای حفظ دیدگاه از موسسه

•         برای حفظ چشم انداز در صنعتsenn, 1990))

ویژگیهایی که یک سیستم پشتیبانی مدیریت اجرایی باید داشته باشد

نمایش به صورت نمودار و تصویر به منظور آسان بودن

رابط جهت استفاده آسان

ارائه اطلاعات کلی و جامع

ارائه جزئیات در صور ت لزوم

هماهنگی منابع مختلف داده ها

به موقع بودن اطلاعات

اثر بخشی در شرایط عدم اطمینان

داشتن نگاه به آینده

استفاده کنندگان از Ess  

اگر چه Ess تنها برای استفاده مدیران اجرایی ارشد  و ceo    ها طراحی شده است با این حال در خیلی از سازمانها صدها استفاده کننده از  Ess وجود دارد . ولی هدف اصلی سیستم های پشتیبانی مدیران ارشد اجرایی تامین اهداف مدیر ارشد اجرایی است

Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

میزان استفاده مدیران مختلف از :ess منبعHorn Nord & Deryl nord, 1995) )

تفاوتESS  با EIS

واژه  ess  و  eis اغلب به جای همدیگر به کار میروند اما اغلب  ess اشاره به یک مجموعه گسترده تر از قابلیتها نسبت به   eis می باشد. ( 1994،  Cheng & Negi)

تفاوت   ESS با DSS

DSSها عمو ما تمر کز بر مدلها دارند . درحالیکه   ESS ها نوعا شامل مدل نمی باشند و تمرکز آنها بر تعیین مساله و گر دآوری داده است و بنابراین مدلهای ریاضی در حمایت از این مرحله از فرایند تصمیم گیری مفید نخواهد بود. در بیشتر اوقات اطلاعات تولید شده بوسیله   EIS به عنوان ورودی برای  DSS  مورد استفاده قرار می گیرد. ( 1994،  Cheng & Negi)

قابلیتهای ess

1.      ارائه دیدگاه جامع از سازمان: یکی از نقشهای کلیدی مدیران ارشد داشتن دیدگاه جامع از سازمان است.

2.      پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک : منظور از برنامه ریزی استراتژیک تعیین اهداف بلند مدت سازمان است که از طریق تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان , پیش بینی روندها در آینده , برنامه ریزی خطوط جدید تولید, تهیه تجهیزات جدید و اتخاذ تصمیمات خاص در شرایط حاد اقتصادی میسر می شود.

3.      پشتیبانی از سازمان دهی و تامین نیروی انسانی در بلند مدت. مدیران ارشد باید به ساختار سازمانی نیز توجه داشته باشند.

4.      پشتیبانی از کنترل استراتژیک : بخش دیگری از تصمیمات مدیران ارشد به کنترل استراتژیک معطوف می شود که نظارت و مدیریت عملیات کلی سازمان است. یک سیستم  essکارآمد می تواند به مدیران ارشد کمک کند تا ضمن کنترل بر ابعاد مختلف سازمان از منابع مو جود به بهترین نحو استفاده کنند.

5.      حمایت از مدیریت در شرایط بحرانی : حتی با برنامه ریزی دقیق استراتژیک هم ممکن است بحران بروز نماید . حوادث غیر مترقبه مانند سیل و بروز اختلال در سیستم ها می تواند بخش های عمده سازمان را با بحران مواجه سازد . مدیریت این بحرانها نیز از وضایف مدیریت ارشد می باشد . در بسیاری از موارد طرحهای اضطراری استراتژیک را می توان با کمک ess جایگزین نمود تا سازمان بتواند بر بحران ها فائق آ ید.( صرافی زاد ه, علی پناهی, 1380)

هدف ess

هدف اصلی یک  ess دریافت داده ها از منابع مختلف ,هماهنگ و سازگار نمودن آنها و نمایش اطلاعات حاصل به شکل جامع است تا استفاده از آنها آسان باشد . بنابراین  ساختارess  باید به شکل زیر باشد:

منابع دریافت داده(منبع : صرافی زاده ,علی پناهی؛1380)

مدل یک EIS

 شکل یک EIS  کامپیوتر محور معمولاً شامل یک کامپیوتر شخصی است در اغلب شرکت ها ای کامپیوتر شخصی به یک کامپیوتر مرکزی شبکه شده است، همان طور که در مدل EIS نمایش داده شده است. کامپیوتر شخصی مدیران ارشد خدمات خود را در محیط کار مدیران اجرایی ارائه می کند. یک شکل سخت افزاری شامل انبار ثانویه می باشد. پایگاه داده مدیران شامل داده و اطلاعات است که بوسیله کامپیوتر مرکزی شرکت از پیش پردازش گردیده است. مدیر اجرایی از میان منوهای مختلف صفحات نمایش از قبل ایجاد شده را انتخاب می کند و یا یک حداقل مقداری از پردازش را انجام می دهد. همچنین سیستم به ما اجازه  می دهد تا  از electronic mail استفاده کنیم تا به اطلاعات و داده ها محیطی دست یابیم. در تعدادی از eis ها همچنین اخبار رایج و توضیحات اطلاعات نیز پشتیبانی

)منبع  : (Mcleod,1995

تکنولوژی ess

نرم افزارهای ess  برای اولین بار در اواخر دهه 1970 بوسیله تعدادی از شرکتها ساخته شد . اما توسعه تجاری نرم افزارها تا اواسط دهه 1980 صورت نگرفت. انتخاب نرم افزار یک موضوع مهم برای سازمانهایی است که به دنبال خرید و استقرار سیستم ess  می باشند. نرم افزارهای  ess مناسب برای همه کامپیوترها با قیمتی کمتراز100$برای

  “Microsoft Open eis pak”

  تا بیش از 300000$ برای یک ess با دامنه کاملی از قابلیتها و کاربران نامحدود.

در شکل زیر میزان استفاده از انواع مختلف سیستم های پشتیبان مدیریت اجرایی آورده شده است:

میزان استفاده ازسیستم های eis مختلف Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

مزایای به کار بستن یک ess

خرید یک  ess با قابلیت کامل , گرانترین گزینه می باشد با این وجود بیشترین منافع را عاید ما می کند برای مثال شرکت فورچون500     “Fortune 500”20 میلیون دلار در یک سال مستقیما بواسطه استفاده از یک سیستم   essبر سود خود افزود.  سایر نکات مثبتی که گزارش گردید شامل: بهبود خدمات ارائه شده , بهبود تمرکز بر عاملهای حیاتی موفقیت , کنترل بهتر بر فروش و تولید, کاهش موجودی کالاو دستیابی به سایر اطلاعات غیر قابل دسترس.

آینده ESS

در تحقیقی که شرکت اینتر نشنال دیتا ”International data corporation   ”

که یک شرکت در زمینه تحقیقات بازاراست انجام شده نرخ افزایش استفاده از  ess رو به افزایش با نرخ سالانه 40 درصد تعیین گردیده است.

در جای دیگر از  ess به عنوان موج آینده                          

”Future  wave of ” نام برده شده است.

مطالعات اخیر در مورد سیستم های پشتیبانی مدیران اجرایی در شرکتهای فورچون 500foutune500" " نشان می دهد که تقریبا 3/1پاسخگویان امروزه از ESSبرای پشتیبانی تصمیم استفاده می کنند تا در بهره وری شخصی و یا ارتباطات به آنها کمک کند.

Horn Nord & Deryl nord, 1995) )

دلایل عدم استفاده مدیران ارشد ازess

q    متناسب با شیوه های مدیریت فرد نیست

q    نوع اطلاعات مورد نیازرا تهیه نمی کند.(اطلاعات محدود)

q    اطلاعات پراکنده را نمی تواند در اختیار بگذارد.

q    ریسک استفاده غیر مجاز دارد.

q    سابقه شکست قبلی دارد.  (senn, 1990)

منابع و ماخذ

•         صرافی زاده ,اصغر“سیستم اطلاعات مدیریت“چ چهارم,انتشارات میر,1383

•         فیضی ، کامران" کاربرد سیستم های پشتیبان تصمیم در تصمیم گیری مدیران " ، مطالعات مدیریت ، انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی،شماره 45

•         Senn A James ”informatin systems in management “,Wadsworth publishinn co,fth ed,1990

•         Mcleod jr raymond”management information system” prentic Hall, Sth ed ,1995

•         Jeretta Horn Nord & G. daryl Nord “why managers use executive support systems” industrial management and data systems ,1995

•         T.C.E.Cheng and E.W.T.Nagi “management support systems for service quality & reliability management. 1994