آسیب‌شناسی فرایند انتخاب کارکنان در سازمان‌های ایران

آسیب‌شناسی فرایند انتخاب کارکنان در سازمان‌های ایران

در این بخش، مشکلاتی را که در مراحل گوناگون فرایند انتخاب کارکنان در سازمان‌های کشور و به درجات کم یا زیاد در هر سازمان، مشاهده می ‌شود، معرفی می ‌نماییم و راه‌حلی ‌ها و راهبرد‌هایی را جهت رهایی از این مشکلات، ارائه می ‌دهیم.

پیش‌بینی نیاز سازمان:

 یکی از وظایف روانشناسان صنعتی سازمانی در سازمان‌ها، برنامه‌ریزی برای منابع انسانی یا پیش‌بینی افراد موردنیاز برای تصدی مشاغل در زمان حال، در آینده نزدیک و در آینده دور است.

ساده‌ترین روش برای پیش‌بینی نیاز سازمان به افراد جدید آن است که: (1) روانشناسان صنعتی سازمانی یا مدیر منابع انسانی وضعیت بازار فروش کالاها یا خدمات سازمان را در وضع حاضر، در آینده نزدیک و دور روشن سازد؛ (2) و براساس آن، افراد و تخصص‌های موردنیاز سازمان را تعیین کند؛ و (3) از مدیریت واحدهای مختلف سازمان بخواهد نیازهای فعلی و بعدی خود را در زمینه تخصص‌های و افراد اعلام کنند.

تصمیم‌گیری در زمینه طرح انتخاب افراد موردنیاز:

 مدیریت منابع انسانی سازمان باید از دیدگاه مشاور و متخصص روانشناسی کارکنان در رابطه به فرایند انتخاب علمی کارکنان آگاهی کامل داشته باشد و دلایل هر یک از مراحل را بداند.

انتشار آگهی در جراید کثیر‌الانتشار:

 انتخاب مناسب‌ترین افراد برای استخدام سازمان و تصدی پست‌های خالی در شرایط امکان‌پذیر است که کلیه افراد واجد شرایط بتوانند آمادگی خود را برای استخدام در مشاغل موردنظر، اعلام کنند. بنابراین، هرچه تعداد داوطلبان واجد شرایط برای شرکت در امتحانات استخدامی محدودتر باشد، به‌همان نسبت نیز احتمال یافتن بهترین‌ها در بین آنان، کاهش می ‌یابد.

بررسی درخواست‌های ارسال شده:

 یکی از وظایف مدیریت امور اداری سازمان استخدام‌کننده ان است که برای هریک از مشاغل خود یک فرم درخواست شغل تهیه کند و بعد، به‌بررسی دقیق درخواست‌هایی بپردازد که برای شرکت در امتحانات استخدامی، ارسال شده‌اند. این نوع بررسی مقدماتی باید درحضور متخصص روانشناسی کار و کارکنان، مدیر امور اداری و نماینده مدیریت عامل، انجام گیرد تا هر یک از آنان، پذیرش یا عدم پذیرش مقدماتی درخواست‌ها را از دیدگاه‌های مختلف، انجام دهند.

انتخاب مکان مناسب برای اجرای امتحانات:

 داوطلبان باید بتوانند در فضایی آرام و دور از هرگونه تنش، آلودگی صوتی و نظایر آن، به‌ سؤال‌های آزمون‌ها، پاسخ دهند. برای این منظور باید در هنگام ورود داوطلبان به محل امتحان: (1) رفتاری مناسب با آنان داشته باشیم؛ (2) برای پارک کردن ماشین آنان جای مناسبی را درنظر گرفته باشیم؛ (3) از تابلوهای راهنما برای هدایت داوطلبان به جلسه امتحان استفاده کرده باشیم؛ (4) پیش‌بینی لازم برای پذیرایی از داوطلبان را در هنگام پاسخ‌ به سؤال‌ها، به‌عمل آورده باشیم.

انتخاب ابزار سنجش مناسب:

 یکی از دشوارترین و پیچیده‌ترین تصمیمات مدیریت منبع انسانی، انتخاب ابزار مناسب برای ارزیابی داوطلبان ورود به سازمان است. در این مرحله، مدیریت منابع سازمان و متخصص روانشناسی کار و کارکنان باید به سؤال‌های زیر پاسخ‌دهند:

1.      آیا پرسشنامه‌ای که به‌منظور بررسی سوابق قبلی داوطلبان تهیه شده است؟

2.      آیا اعتبار و پایایی آزمون‌هایی که به‌کار گرفته خواهند شد، قبلاً محاسبه شده‌اند؟

3.      آیا مصاحبه ‌استخدامی به‌وسیله متخصص روانشناسی کار و کارکنان انجام خواهد گرفت؟

4.      آیا برای انجام معاینه جسمانی و روانشناختی با افراد متخصص قراردادی بسته شده است؟

5.      آیا آزمون‌ها، پاسخنامه‌ها، راهنمای ‌آزمون و برگه شرح حال مختصر (که باید پرشود) به تعداد کافی چاپ و شماره‌گذاری شده‌اند؟

اجرای امتحانات استخدامی: اجرای امتحانات استخدامی هر سازمان باید به ‌وسیله روانشناس کار و کارکنان یا کارشناسانی که در این زمینه آموزش دیده‌اند، انجام گیرد.

 اقدامات اجرایی مجری امتحانات استخدامی را می ‌توان در چند مرحله زیر، تقسیم‌بندی کرد:

الف) قبل از شروع جلسه امتحان استخدامی:

1.      بازدید از سالن امتحان به ‌وسیله مجری امتحان

2.      کنترل مجدد ابزار و وسایل لازم برای جلسه امتحان

3.      کنترل شماره صندلی ‌ها، وسایل سمعی ‌و ‌بصری، روشنایی سالن، تهویه مطبوع سالن، سروصداهای احتمالی و ...

4.      قراردادن یک میز بزرگ جهت استقرار مسئول یا سرپرست گروه "موزعان" سؤال‌ها

5.      کنترل نحوه ورود داوطلبان به سالن امتحان

6.      طراحی و چاپ یک پرسشنامه مختصر جهت توزیع بین داوطلبان در آخرین مرحله امتحان جهت آشنایی بیشتر با داوطلبان و همچنین دادن فرصت به موزعان جهت کنترل شماره‌های آزمون‌ها.

ب) در حین اجرای امتحان استخدامی:

1.      کسب اطمینان نسبت به اینکه کلیه داوطلبان، درجای خود قرار گرفته‌اند.

2.      کسب اطمینان نسبت به اینکه سرپرست موزعان براساس آموزش‌های قبلی، در جای خود قرار گرفته.

3.      خوشامدگویی به داوطلبان و ارائه توضیحی مختصر در رابطه به نحوه برگزاری امتحان.

آسیب‌شناسی مدیریت منابع انسانی در شرکتهای کوچک

چکیده

مدیریت موثر کارکنان به طور روز افزون در ادبیات موضوعی آن، به عنوان عاملی که سهمی حیاتی در نیل به عملکرد و بقای سازمانی دارد، شناخته می شود. با این وجود، ‌مطالعات صورت گرفته روی پویاییهای مدیریت منابع انسانی در موسسات کارآفرینی کوچک، نسبتا پراکنده هستند. این مقاله به دامنه ای از انتشارات پژوهشی توصیفی می پردازد تا نشان دهد که فرهنگ فرد گرایی مالک-محور و عدم رسمیت، درحال شیوع در این شرکتهاست. در نتیجه این عوامل، مقولات اساسی منابع انسانی همچون، فعالیتهای مرتبط با عملکرد،‌آموزش و توسعه، ‌توازن نیروی کار و دیگر ابعاد حساس رفاه نیروی کار را متاثر می سازند. عدم رسمیت و فقدان راهبرد جهت آگاهی نسبت به روابط مالک-کارمند، در تقابل با فشارهای روز افزون سیاسی در جهت تدوین قوانین در حوزه مدیریت کارکنان در موسسات کارآفرینی کوچک قرار دارند. پاسخ به این فشارها، احتمالا مفاهیم ضمنی مهمی، ‌هم درزمینه روابط با کارکنان و هم عملکرد سازمانی، در بر خواهند داشت.

مقدمه

از لحاظ تاریخی، فقدان تمایل جهت پرداختن به مقولات کارآفرینی توسط نظریه‌پردازان سازمانی و مدیریت، در شیوه ترسیم و توصیف کارآفرینان، ریشه‌یابی شده است، کسانی که قهرمانان خارق العاده هستند و از قابلیتهای ماورای تصوری برخوردارند. با این وجود،‌ از آنجا که کارآفرینی به طور روزافزون به صورت مکانیزمی که نه تنها پشتیبان اقتصاد است و آن را دگرگون می سازد، بلکه به عنوان عاملی که به همراه خود مزایا و منافع اجتماعی و اقتصادی را در بردارد، مد نظر است.

موضوعی که از مطالعات اخیر جلوه می کند، این است که کارکنان با گذار زمان هر چه بیشتر به عنوان منشا اصلی مزیت رقابتی نمود می یابند. توانایی تشریک مساعی و انجام فعالیت مستقل، بروز ابتکار و پذیرش رویکردهای خلاقانه برای رشد و بالندگی اقتصادی، از جمله عوامل حیاتی به شمار می آیند. مهارتهای مهم و حیاتی در محیط کار این معنی را در بر دارند که نیازمند ارتقای درک خود نسبت به نقش مدیریت منابع انسانی در ساخت موسسات کارآفرینی موفق هستند.

در حالی که شاکله در حال تکاملی از دانش درمورد کارآفرینی و ساختار شرکتها و سازمانهای کوچک وجود دارد، به‌طور قابل توجهی،‌ دانش ما در مورد پویاییهای رفتار مدیریت و کارکنان در موسسات کارآفرینانه کوچک ناچیز است. 
همچنین می دانیم که مالک-مدیران شرکتهای کوچک، احتمالا معنی واقعی مدیریت منابع انسانی را درک نمی کنند. به عنوان مثال،‌ هنمن، تانسکی و کمپ دریافتند که مدیران عامل، واژه مدیریت منابع انسانی را عموما در کل، شامل مدیریت بر دغدغه های مشخص کارکنان، مانند استخدام یا جبران خدمات می دانند.
دانش، تجربه و تجویزات ما برای مدیریت منابع انسانی اغلب از پژوهش و تحقیق در شرکتهای بزرگ ریشه گرفته اند. پس، در مورد چگونگی گسترش واقعی نظریه‌های ایجاد شده در سطح موسسات کار آفرینی کوچک، دانش اندکی وجود دارد.(هنمن 2000)

این مقاله، مدیریت منابع انسانی، فرهنگ وروابط کارکنان را در موسسات کار آفرینی کوچک مد نظر قرار می دهد. تعریف شین و ونکاترامن (2000) را در مورد کارآفرینی به عنوان فرایندی که از طریق آن فرصتهای خلق کالاها و خدمات آتی، کشف، ارزیابی و بهره گیری می شوند، می پذیریم. بنابراین کارآفرینان لزوماً می بایست بنیانگذاران سازمانهای جدید باشند. به مدیریت منابع انسانی از چشم انداز راهبردی و در قالب تعریف ارائه شده توسط نیوین و برایانت (2004) می نگریم : انسجام راهبردی فعالیتهای منابع انسانی در جهت مدیریت و بالندگی نیروهای کاری. از منظر این تعریف می توانیم به کارکنان به عنوان مرکز و محور مدیریت منابع انسانی بنگریم.

موسسات کارآفرینی کوچک در اقتصادهای پیشرفته

طی سال 2002 در ایالات متحده، 678564 بنگاه اقتصادی که کمتر از 500 کارمند را در استخدام خود داشتند، رسما منحل شدند. عمده مدارک و دلایل مرتبط با نرخ بالای فنا و اضمحلال را می توان به ناتوانی آنها در انطباق با تغییر، فقدان کنترل در دوره رشد شرکت و محیط و زیر ساختها نسبت داد.

به طور خلاصه، هدف بازبینی فعلی ما بررسی موضوعاتی است که پیش روی موسسات کارآفرینی کوچک است؛ مقولاتی که انطباق با تغییر و بویژه تاکید و تمرکز روی مفاهیم ضمنی تغییر در این سازمانها برای مدیریت کارکنان را در بر دارند.

فرهنگ موسسات کارآفرینی کوچک

الف - موسسات کارآفرینی کوچک و اتحادیه های تجاری

 ب- اندازه سازمان به عنوان عاملی در محدود کردن تغییر

 پ - آموزش و فراگیری

 ت - پذیرش اندک شیوه های جدید استخدامی

فقدان منابع انسانی تخصصی، ظرفیت مدیریتی ضعیف و منابع سرمایه‌ای محدود جزء عوامل "موقعیتی" و دسته دیگر موانع ماهیتی مانند سبکهای مدیریت واکنشی، تنظیم ضعیف فرایندها و اعتماد ناچیز به سیستم های مدیریت عملکرد. می توان اثبات کرد که این ناکارآمدیها به تقویت جو عدم اطمینان در سازمان و توسعه ناهماهنگ در شرایط محیطی ناپایدار، کمک می کنند.

ث - رفاه کارکنان

 متاسفانه این تنها نگرشها نیستند که متفاوت هستند. نرخ جراحات به طور کلی در شرکتهای کوچک بیشتر است. ویکزر و همکاران وی، این چنین عنوان می کنند که آمارهای اتحادیه اروپا نشان می دهند که با کاهش اندازه سازمان، نرخ وقوع جراحات منجر به فوت، بیشتر می‌شوند : 8/6 نفر در هر 100 هزار نفر کارگر در شرکتهای دارای کمتر از 10نفر کارمند، در قیاس با 3/6 برای شرکتهای دارای نیروی کار بین 10 تا 49 نفر و 7/2 در شرکتهای با بیش از 250نفر نیروی کار.

 نتیجه گیری

 بازبینی و بررسی ما بروشنی اهمیت مدیریت منابع انسانی را در کارآفرینی نه تنها به لحاظ کمک به شکل دهی راهبردها، بلکه در تشکیل موسسات کارآفرینی و رشد و بهبود بهداشت سازمانهای اثر بخش، نشان می دهد. با این همه، مدیریت منابع انسانی نقش وظیفه ای دارد. این نقش نیازمند مهارت و توان است و بنابراین، موسسات ترجیح می دهند تا دیگر فعالیتهای کار آفرینانه را دنبال کنند. پژوهشگران حوزه کار آفرینی تمایل دارند روی درک فرایند شکل گیری، ویژگیهای کار آفرینان فردی و مشخصه های شرکتهای واجد رشد بالا، تمرکز داشته باشند. با این وجود، به نظر، چالش آتی این خواهدبود که درک و فهم خود را از فعالیتهای منابع انسانی و سهم آنها در موفقیت موسسات کارآفرینی کوچک، وسعت بخشیم. پژوهشهای تجربی صورت گرفته در این حوزه پراکنده و اندک هستند، اما همچنانکه که جنبه انسانی توجه بیشتری به خود جلب می کند، این گونه تحقیقات نیز در حال رشد هستند.

اهمیت موسسات کار آفرینی در اقتصاد ملی و اجتماعات محلی به عنوان منشا اشتغال و ثروت و دیگر مزایای اجتماعی و ارتباطی، اکنون بخوبی مشخص شده است. با تغییر در محیط ها و بازارهای کسب و کار، در فناوری و سیستم‌های ملی مقررات استخدامی، فعالیت و عملکرد موسسات کار آفرینی کوچک در سکوی توجه قرار می گیرد. با این وجود، بازبینی و بررسی ما حاکی از آن است که بسیاری از جنبه های رفتاری موسسات کار آفرینی کوچک، هنوز نسبتاً تحت مداقه و بررسی، قرار دارند؛ غفلتی که نظریه پردازان و محققان قبلی تشخیص داده و در مورد آن دست به اقدام زده اند.

نسبت بالا و نگران کننده ای از موارد مرجوع به هیئت حل اختلاف صنعتی، شکایت از انفصال ناعادلانه، آزار و زیاده‌روی و دیگر نمونه های غیر قابل قبول رفتار کارفرما در شرکتهای کوچک گزارش شده است. این موارد حداقل تا حدی ناشی از حقوق، قدرت و کنترل کارفرما روی منابع مرتبط با موارد مذکور است. بتازگی مطالعه ای انجام گرفته است که تایید می کند که فعالیتها و سیاستهای مرتبط با فرصتهای برابر جنسی در شرکتهای کوچک، از حداقل احتمال پیگیری برخوردارند و اقلیت قابل ملاحظه‌ای فعالیتهای تبعیض آمیز خود را تداوم می بخشیدند.
مطالعات همچنین نشان می دهند که مدیر- مالکان شرکتهای کوچک، عموماً از حقوق استخدامی کارکنانشان بی خبرند. به عنوان مثال از مدیر- مالکان بیش از 1000 شرکت بریتانیایی که دارای نیروی کار تا سقف 50 نفر بودند، مصاحبه ای به عمل آمد که به عنوان نتیجه ای از آن، تنها حدود یک پنجم اظهار داشتند که مطمئن به آگاهی از حقوق استخدام فردی هستند.

بررسی کاردن و استیونس (2004) در مورد فعالیتهای منابع انسانی در موسسات کار آفرینی کوچک در واقع نشان داده است که هیچ مطالعه ای در مورد مدیریت عملکرد انجام نگرفته است؛ حال آنکه گارنگو از موانع زیر در مسیر این بهبودها یاد می کند:

با این وجود، شواهد کمی از تدارک آموزش در دست است که تا حدودی از فقدان تحقیق و پژوهش در زمینه یادگیری در شرکتهای کوچک و مشکلات موجود در مسیر ارزیابی رویکردهای غیررسمی‌تر موسسات کار آفرینی کوچک، منتج می‌شود.
اتکینسون و میجر (1994) به این نتیجه رسیده اند که آموزش در موسسات کوچک بندرت برنامه ریزی شده است مبتنی منافع کوتاه مدت و معمولاً تنها به صورت اقتضایی ترتیب داده می شود.

در موسسات کار آفرینی کوچک، نرخ بالای زوال و سطوح نوسان و ناپایداری شدید کارکنان بر اهمیت مقولات فراگیری و آموزش مدیریت و کارکنان به جهت افزایش عملکرد، ثبات، انطباق و حفظ بقا، صحه می گذارد. با این وجود، مدارک ناچیزی از فرایندهای رسمی آموزشی در این موسسات در دست است. یافته های موسسه پژوهشی نیروی کار، حاکی از آن است که کارکنان در موسسات کوچک دارای نیروی کار کمتر از 25 نفر، یک سوم کمتر از همنوعان خود در شرکتهای بزرگ آموزش می بینند.

در موسسات کارآفرینی کوچکتر، قواعد اغلب غیر رسمی هستند و توسط مدیر - مالکان فعال مقرر می شوند. از این‌رو، بلافاصله یک تفاوت فرهنگی بروز می کند: در سازمانهای بزرگتر، هر چند مدیران احتمالا قواعد را به شیوه های مختلف تفسیر کنند، همیشه این احتمال می رود که قواعد در حدود تجویز شده، واقع شوند. نظارت بر پیوستگی قواعد ممکن است توسط کارمندان عالیرتبه منابع انسانی، متخصصان فرصتهای برابر شغلی و نظایر اینها صورت پذیرد، در حالی‌که محدودیتهای کمتری روی موسسات کار آفرینی کوچک اعمال می شوند؛ موسساتی که در آنها تمام این وظایف ممکن است در نقش مدیر– مالک گنجانده شوند. هر چند این احتمال نمی رود که مرتباً و سنجیده(تعمداً)، خارج از حدود قانونی عمل شود، ولی انعطاف بیشتری در رفتار مدیریتی یا چشم پوشی از محدودیتهای قانونی، محتمل است.

جامعترین داده ها در مورد مدیریت روابط کارکنان در بریتانیا توسط مرکز بررسیهای روابط کارکنان در محیط‌های کاری مهیا می شوند. این داده ها بیانگر این هستند که با وجود اینکه عضویت و تراکم اتحادیه ها در تمامی بخشها و اندازه های سازمانی رو به کاهش است، اما بیشترین نرخ نسبی کاهش را در شرکتهای کوچک می بینیم. درتمامی موسسات بخش خصوصی، تراکم اتحادیه ها از 50 درصد در سال 1980 به 25 درصد درسال 1998 کاهش یافت. در موسساتی با نیروی کار بین 25 تا 49 نفر طی دوره زمانی مشابه، تراکم آنها از 41 به 16 درصد سقوط کرد. وجهه و گستره اتحادیه‌های تجاری نیز در این موسسات با سرعت بیشتری کاهش یافت؛ از 30 به 16 درصد، در مقایسه با سازمانهای دارای نیروی کار بیش از 500 نفر که با نزولی از 75 به 64 درصد مواجه بوده اند.
بر مبنای مطالب فوق دو دلیل را می توان در توجیه کمتر به رسمیت شناختن و عضویت کمتر شرکتهای کوچک در اتحادیه ها ذکر کرد. اول، چیزی که گاهی خلاصه وار سناریوی "کوچک زیباست " یا " خانواده شاد " گفته می شود. (راینی 1989) سناریویی که ارتباطات مستقیم، انعطاف پذیری وظایف و سهولت دسترسی به مدیر- مالکان پدرمآب در آن، اساساً نیاز به روابط تعریف شده و ساخت یافته با کارکنان را نفی می کند.
دلیل دوم اینکه اینکه شواهد و مدارک معتبری در این مورد وجود داردکه ظهور اتحادیه‌ها، برای مالکان شرکتهای کوچک رویداد خوشایندی نیست؛ کسانی که روابط فردی مستقیم را بر وابستگی به قوانین خارجی ترجیح می دهند.

درموسسات کارآفرینی کوچک، هر نوع بررسی درمورد فرهنگ سازمانی می‌بایست با مدیریت، خواست و نظارت شخصی و مستقیم خود مالکان به انجام برسد. سازمانها ممکن است در پاسخگویی به نشانه ها و علائم مختلف بازار محصول و نیروی کار، به طور گوناگون عمل کنند، اما از رهگذر مالکان است که این نشانه ها و پاسخ ها به طور گسترده جهت دهی و تعدیل می شوند.

ارزش انجام تحقیق در سازمانهای کوچک روشن است: شرکتهای کوچک، اکثریت سازمانهای اشتغالزا را در اقتصادهای توسعه یافته شکل می دهند. برای مثال در سال 1994، دوسوم جمعیت در حال کار اتحادیه اروپا در موسسات کوچک یا متوسط با کمتر از 250 نفر کارمند، اشتغال داشتند. تا سال 2001، 8/99 درصد شرکتهای اتحادیه اروپا، در طبقه شرکتهای کوچک و متوسط قرار می‌گرفتند. رقم مشابه و یا اندکی کمتر را در انگلیس شایع و غالب می بینیم. در سال 1999، 7/3 میلیون شرکت برآورد شد و تا سال 2004، شرکتهای کوچک و متوسط بیش از 99 درصد کل شرکتها را تشکیل می‌دادند که چیزی در حدود 5/47 درصد کل کارکنان را در استخدام داشتند. در ایالات متحده، در سال 2003، 97 درصد شرکتها، کمتر از 500 کارمند داشتند و 2/87 درصد از این افراد شاغل، کمتر از 20 سال سن داشتند.