ارزیابی کارکنان

مقدمه

بدون شک نیروی انسانی در هر سازمان جدای از حجم و اندازه آن بعنوان مؤثرترین و مهمترین عامل تعیین کننده در بقاء رشد و پویایی سازمان به شمار آمده و بزرگترین سرمایه و دارایی آن محسوب می گردد.

لذا هر فرد در سازمان مربوطه برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب می شود که او از نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثربخشی بیشتر کوششهایش به کار برد. بدیهی است که عدم توجه دستگاه به احساسات، نیازها و عملکرد کارکنان صدمات جبران ناپذیری در ادامه انجام مأموریت و اهداف سازمان وارد خواهد نمود.

ارزشیابی ابزاری است که سازمانها و کارکنان را در تأمین این نیازها کمک می‌کند و بعنوان یکی از مؤثرترین و کارآمدترین ابزار شناخت و کنترل، نقش مهمی ایفاء می‌کند زیرا با اجرای یک طرح مناسب ارزشیابی میتوان در جهت اثربخشی، بهسازی، رشد و تعالی، جلب رضایت، ایجاد سیستمی عادلانه (برای ارتقاء گروه، ترفیع، انتصاب به پستهای مدیریتی، تشویق و تنبیه، تعیین نیازهای آموزشی) مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف و ایجاد روابط عادلانه همراه با محیطی مناسب توأم با حسن تفاهم در بین مدیران و کارکنان اقدام نمود. از همین منظر نظر مدیران و مسئولین محترم را به این نکته جلب می نمایم که با توجه به اهمیت ارزشیابی کارکنان در مدیریت منابع نیروی انسانی و از آنجائیکه اطلاعات دقیق و صحیح حاصل از اجرای برنامه ارزشیابی کارکنان تحت سرپرستی مبنای تصمیمات مهم مربوط به افزایش سنواتی، افزایش فوق العاده شغل ارتقاء گروه، آموزش و بهسازی و… قرار می گیرد و مالاً عدالت استخدامی را در دستگاه محقق می سازد از این رو نظارت و کنترل بر فرآیند اجرای برنامه ارزشیابی به منظور تضمین ارزشیابی دقیق و واقعی امری الزامی است.

در جهت تحقق این هدف به منظور کنترل و محدود نمودن تأثیر خطاهای رایج در ارزشیابی کارکنان به ویژه خطال هاله ای، خطای گرایش به ارفاق، خطای سهل گیری که موجب ارزشیابی غیر واقعی و بزرگ نمایی رفتار و عملکرد ارزشیابی شوندگان می‌گردد. کلیه ارزشیابی کنندگان مکلفند نسبت به ارزشیابی دقیق و واقعی کارکنان تحت امر اقدام نمایند، لذا به منظور آشنایی عزیزان ارزشیابی کننده از دستورالعمل ها و آئین نامه های مربوط به ارزشیابی بر آن شدیم تا گزیده ای هرچند  مختصر تهیه و تدوین و در اختیار آنان قرار دهیم امید است که مسئولین عزیز با مطالعه دقیق این مختصر ما را در انجام ارزشیابی واقعی، عادلانه و بدور از سلیقه های شخصی و بر اساس ضوابط مربوطه یاری نمایند.

ارزشیابی بایستی یکی از شاخص های مهم انتخاب افراد به پستهای مدیریتی و سرپرستی مد نظر مدیران و مسئولین عزیز قرار گیرد اما متأسفانه تا کنون این مهم مورد قرار نگرفته است به هر حال عدم دقت و آگاهی ارزشیابی کنندگان در سنجش معیارهای عملکردی و رفتاری و اخلاقی کارکنان میتواند موجبات نارضایتی عده اتی از همکاران خدوم را فراهم و یا باعث بزرگ نمایی بیش از اندازه عملکرد عده ای دیگر شود.

انشاءالله که بتوانیم با همکاری و هماهنگی یکدیگر در انجام ارزشیابی کارآمد، واقعی و عادلانه اقدام نمائیم تا اهمیت این مهم بعنوان بهترین ابزار تشویق و تنبیه و جلب رضایت کارمند مورد شناخت و توجه دقیق مدیران و کارکنان قرار گیرد.

خلاصه طرح و چرخه مستمر ارزشیابی:

1-گفتگو یا مصاحبه آغاز دوره:

در آغاز دوره ارزشیابی (فروردین تا اردیبهشت هر سال) واحد ارزشیابی مؤسسه بایستی فرمهای ارزشیابی کلیه کارکنان هر واحد سازمانی را که مشخصات کامل ارزشیابی شونده در قسمتهای مربوطه درج گردیده است برای مدیریتها و ادارات و قسمتهای مختلف ارسال نماید مسئولین مربوطه بایستی در مرحله نخست جلسه مصاحبه ای که آن را جلسه مصاحبه آغاز دوره می نامند با کارکند تحت سرپرستی تشکیل دهند و در مورد کارهایی که در طول دوره بایستی کارمند به انجام برساند برنامه ریزی کنند. به عبارت دیگر سرپرست بایستی شرح وظایفی را که کارمند در طول دوره موظف به انجام آن می‌باشد و حدود انتظارات خویش را به اطلاع وی برساند.

لازم به توضیح است در صورتیکه مدیران شرح وظایف مدونی در مورد کارمند در اختیار نداشته باشند از طریق واحد ارزشیابی مؤسسه شرح وظایف پستهای مربوطه در حد امکان در اختیار آنان قرار خواهد گرفت.

فرم ارزشیابی کارمند بایستی در طول دوره ارزشیابی (فروردین تا اسفند) نزد مسئول واحد (ارزشیابی کننده نگهداری و نامبرده موظف است در طول سال نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتار کارمند تحت سرپرستی را در صفحه 4 فرم که به همین منظور اختصاص پیدا نموده با ذکر تاریخ ثبت نماید. این مسئله بسیار مهم و ضروری است که متأسفانه ارزشیابی کنندگان در خیلی از موارد اقدام به بایگانی فرمهای ارزشیابی می‌نمایند و نسبت به درج نقاط ضعف و قوت در طول دوره اقدام نمی نمایند بنابراین ممکن است در هنگام امتیازدهی چنانچه کارمند خدمات برجسته ای را انجام داده باشد و یا خدای نکرده سهل انگاری در انجام امور محوله در طول دوره داشته باشد از نظر خاطر ارزشیابی کننده دور بماند و موجبات ارزشیابی غیرواقعی و ناعادلانه را فراهم آورد.

بعلاوه درج نقاط قوت و ضعف با ذکر تاریخ در ستون مربوطه میتواند در صورت اعتراض کارکند به امتیاز ارزشیابی ملاک خوبی برای بررسی در کمیته رسیدگی به شکایات ارزشیابی مورد استفاده قرار گیرد.

2-گفتگو یا مصاحبه دوره:

ارزشیابی کننده بایستی در پایان سال جلسه ای تحت عنوان جلسه مصاحبه پایان دوره با کارمند تشکیل دهد این جلسه بایستی در محیطی آرام و با حضور ارزشیابی شونده و سرپرست برگزار گردد و ارزشیابی شونده فرصت اظهار نظر و دفاع از خود داشته باشد در این جلسه عملکرد کارمند در طول دوره مورد بحث و بررسی قرار گرفته، نقاط قوت و ضعف او مشخص و از امتیاز ارزشیابی خود آگاه می گردد و سپس نسبت به امضای فرم ارزشیابی خود اقدام می نماید.

لازم به توضیح است که امضای فرم توسط ارزشیابی شونده فقط به منظور اطلاع وی از امتیاز مکتسبه بوده و امتناع از آن خللی در ادامه کار ارزشیابی بوجود نخواهد آورد.

ضمناً جلسه مصاحبه پایان دوره و آغاز دوره بعدی میتواند بصورت یکجا و در اسفند ماه هر سال برگزار گردد.

3-دوره ارزشیابی از اول فروردین ماه هر سال تا اسفند ماه همان سال می‌باشد و کارکنانی که در هر دوره ارزشیابی حداقل شش ماه اعم از پیوسته یا منقطع به خدمت اشتغال داشته باشند در پایان دوره مورد ارزشیابی قرار می گیرند.

4-ارزشیابی کننده(سرپرست بلافصل) مسئولی است که از لحاظ سازمانی حداقل رئیس اداره، قسمت، گروه، بخش و عناوین مشابه بوده و مسئولیت ارجاع کار به کارمند و سرپرستی وی را بعهده دارد.

5-در مؤسسه تحقیقات واکسن و سرمسازی رازی رؤسای ادارات و بخشها بعنوان ارزشیابی کننده، مدیران تأیید کننده و معاونین در شاخه مربوطه به عنوان تأیید کننده نهایی محسوب می گردند.

لازم به یادآوری است که به منظور عدم اشتباه در این مورد واحد ارزشیابی سازمان نام ارزشیابی کننده، تأیید کننده و تأیید کننده نهایی را در ردیفهای 18 تا 20 فرم ارزشیابی درج خواهد نمود.

کاربرد نتایج ارزشیابی:

طبق بند 4 مصوبه شماره 3140 مورخع 28/3/72 شورای عالی اداری:

به منظور اعمال ضابطه شایستگی در تصمیمات اداری و وضعیت خدمتی کارکنان از نتایج ارزشیابی سالانه به طور وسیع در موارد ذیل استفاده می شود:

v                    تشخیص خدمت برجسته

v                    انتصاب به پستهای مدیریت و سرپرستی

v                    ارتقاء گروه

v                    افزایش فوق العاده شغل

v                    تعیین ضریب افزایش سنواتی

v                    تغییر شغل

v                    کاهش فوق العاده شغل

v                    تعیین نیازهای آموزشی و بهسازی کارکنان

v                    پرداخت پاداش معادل دو ماه حقوق و مزایا

v                    پرداخت فوق العاده کارانه

v                    اخراج

که بطور مختصر در رابطه با تعدادی از موارد فوق توضیحاتی ارائه خواهد شد:

1-تشخیص خدمت برجسته:

v                    خدمت برجسته در طرح ارزشیابی کارکنان به دو طرق مشخص می گردد:

الف: تشخیص از طریق ارزشیابی:

خدمت برجسته از طریق ارزشیابی عبارت است از کسب بالاترین امتیاز ارزشیابی در سه سال متوالی یا پنج سال غیر متوالی در واحد محل خدمت، به این دسته از کارکنان یک گروه تشویقی اعطاء می گردد.

برای این منظور با توجه به تعداد کارکنان هر واحد طبق ذیل نسبت به اعطای گروه تشویقی اقدام خواهد شد:

ردیف	تعداد افراد شاغل در واحد سازمانی	تعداد افراد منتخب
1		1 نفر
2		2نفر
3		3نفر
4		4 نفر

به همین ترتیب به ازای هر پنجاه نفر اضافه یک نفر به سهمیه مزبور اضافه خواهد گردید.

ذکر این نکته ضروری است که فردی واجد شرایط اعطاء گروه فوق می‌باشد که در سه سال متوالی و یا پنج سال غیرمتوالی بالاترین امتیاز را در واحد خود کسب نموده است نه اینکه فقط برجسته شده باشد(مراجعات زیادی صورت می گیرد که کارمند بعد از سه سال برجستگی خود را مشتحق گروه تشویقی می داند).

در صورتیکه تعداد کارکنان در هر واحد سازمانی کمتر از 15 نفر باشد آمار واحد مزبور با آمار کارکنان واحد دیگری که تحت نظارت یک شاخه معاونت انجام وظیفه می‌نمایند جمع گردیده و سپس طبق دستور العمل فوق با آنان رفتار خواهد شد. بطور مثال چنانچه یکی از ادارات زیر مجموعه معاونت اداری و مالی کمتر از 15 نفر باشند برای تعیین فرد واجد شرایط دریافت گروهی تشویقی با اداره یا مدیریت دیگری که تحت نظر همان معاونت انجام وظیفه می نماید ادغام و سپس از مجموع آنها در صورت وجود فرد یا افراد واجد شرایط دستورالعمل فوق اجزاء خواهد شد.

v                    در صورت تساوی امتیازات ارزشیابی در هر واحد سازمانی نظر تأکید کننده نهایی ملاک تعیین کارکند برجسته خواهد بود.

v                    امتیاز معیار رفتار اخلاقی برای این دستورالعمل در دوره های مزبور نباید کمتر از 2 باشد.

v                    حداکثر گروه تشویقی موضوع این دستورالعمل در طول مدت خدمت کارکنان دو گروه بوده و در صورت شرایط اعطاء می گردد.

v                    تاریخ اعطای گروه تشویقی بر اساس این دستورالعمل از 1/1 خواهد بود بطور مثال کارکنانی که بر اساس نتایج ارزشیابی سالهای 78، 79، 80 واجد شرایط اعطای گروه قرار می گیرند مزایای گروه فوق را از 1/1/81 دریافت خواهند نمود.

ب. تشخیص از طریق بروز لیاقتهای ویژه:

عبارتست از تلاش چشمگیرانه و ارائه خدمت ارزنده در حیطه شغلی به گونه ای که موجب تحول ثمربخش در امور اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، فرهنگی و اداری کشور یا تسریع تحقق اهداف طرحها و برنامه های سازمانی و یا بهبود و افزایش قابل ملاحظه حجم تولید و کمیت و کیفیت خدمات و به طور کلی ارتقاء سطح اثر بخشی و کارآیی دستگاه گردد. به این قبیل کارکنان نیز یک تا دو گروه تشویقی میتواند تعلق گیرد که بایستی از طریق کمیته اجرایی طرح طبقه بندی مشاغل به همراه صورتجلسه و با امضای بالاترین مقام سازمان به سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ارسال گردد و بعد از انجام مراحل تحقیق و بررسی سازمان مزبور در صورت تأیید صورتجلسه تنظیمی اقدام لازم صورت می گیرد که با توجه به اینکه بروز چنین امری به ندرت اتفاق می‌افتد، لذا از توضیح بیشتر در این زمینه خودداری می نمایم.

2-استفاده از نتایج ارزشیابی در انتصاب به پستهای مدیریت و سرپرستی

دستگاهها مکلفند در انتصاب کارکنان خود به پستهای مدیریت و سرپرستی ضمن رعایت سایر مقررات مربوط، نتیجه ارزشیابی آنان را مورد لحاظ قرار داده و کارکنانی را به پستهای فوق الذکر انتخاب نمایند که امتیاز ارزشیابی بالاتری را دارا باشند. این مسئله اهمیت اجرای دقیق و عادلانه ارزشیابی را مورد توجه قرار داده و انشاءالله که ارزشیابی کنندگان گرامی واقعاً در دادن امتیازات ارزشیابی نهایت دقت و حساسیت را اعمال نمایند تا خدای نکرده  حقی از کسی ضایع نگردد و شایستگان در رأس امور قرار گیرند.

3-استفاده از نتایج ارزشیابی در ارتقاء گروه:

v                    ارتقاء گروه استحاقی کارکنان که در هر دوره ارزشیابی امتیاز 17 تا 30 را کسب نمایند بر اساس قوانین و مقررات استخدامی صورت خواهد گرفت.

v                    زمان ارتقاء گروه کارکنانی که امتیاز ارزشیابی آنها 14 تا 17 باشد به مدت شش ماه به تعویق خواهد افتاد.

v                    زمان ارتقاء گروه کارکنانی که امتیاز ارزشیابی سالانه آنها کمتر از 14 باشد به مدت یکسال به تعویق خواهد افتاد.

4-استفاده از نتایج ارزشیابی در افزایش فوق العاده شغل:

دستگاه های مسئول قانون نظام هماهنگ مکلفند فوق العاده شغل کارکنانی را که در هر دوره ارزشیابی بالاترین امتیازات را در واحد سازمانی خود کسب می نمایند به شرط اینکه از سقف مقرر در ماده 4 قانون نظام هماهنگ تجاوز ننمایند برای مدت یکسال به شرح ذیل افزایش دهند.

v                    افزایش فوق العاده شغل (برجستگی) به میزان 20 درصد برای 10 درصد کارکنان که بیشترین امتیازات را کسب نموده اند.

v                    افزایش فوق العاده شغل (برجستگی) به میزان 10 درصد برای 10 درصد کارکنان که دارای بالاترین امتیازات بعدی می باشند.

v                    برای این قبیل افراد امتیاز معیار رفتار اخلاقی نباید کمتر از 2 باشد.

v                    در صورت تساوی امتیازات مشمولان ردیفهای فوق نظر مدیر واحد ملاک عمل برای واحد ارزشیابی خواهد بود.

v                    در صورتیکه کارکنان واحدی کمتر از ده نفر باشد در این دستورالعمل آمار واحد مزبور با آمار واحد دیگری که تحت نظارت یک شاخه معاونت انجام وظیفه می‌نمایند ادغام گردد و سپس اقدام لازم صورت می پذیرد.

v                    چنانچه در محاسبه آمار کارکنان با توجه به نسبتهای تعیین شده، ارقام اعشاری بدست آید کسر نیم و بالاتر یک به حساب می آید و کسر کمتر از نیم محاسبه نمی‌گردد بعنوان مثال چنانچه تعداد کارکنان 2 واحد به ترتیب 23 و 26 نفر باشند برای محاسبه تعداد افراد مشمول 20 درصد افزایش فوق العاده شغل به ترتیب زیر عمل می شود.

با توجه به اینکه 10 درصد کارکنان مجموعه می توانند از برجستگی 20 درصد استفاده نمایند در واحد اولی 10 درصد 23 نفر 3/2 می شود که کسر کمتر از نیم به حساب نمی آید بنابراین فقط 2 نفر به عنوان برجسته 20 درصد انتخاب می گردند اما در واحد دومی 10 درصد 26 نفر 6/2 می شود که کسر بیشتر از نیم یک بحساب می آید، لذا برای چنین واحدی سه نفر بعنوان برجسته 20 درصد انتخاب می گردند. برای برجسته 10 درصد نیز به همین طریق محاسبه انجام خوانده شد.

v                    مدیران و معاونین آنها جزء آمار واحد سازمانی خود محسوب نمی گردند و افزایش فوق العاده شغل آنان بر اساس نتایج ارزشیابی در مقایسه با یکدیگر در سطح سازمان و با رعایت مفاد فوق انجام خواهد شد.

v                    کلیه کارکنان رسمی، پیمانی یا موقت که مشمول قانون نظام هماهنگ پرداخت حقوق کارکنان دولت هستند مشمول مقررات این دستورالعمل می باشند.

5-تعیین ضریب افزایش سنواتی با استفاده از نتایج ارزشیابی:

ضریب افزایش سنواتی برای کارکنان مشمول نظام هماهنگ بر اساس نتایج ارزشیابی به میزان 3،4 یا 5 درصد خواهد بود.

کلیه کارکنان رسمی، ثابت، قراردادی که امتیازات کسب شده آنها 27 و بالاتر باشد از 5 درصد افزایش سنواتی بهره مند می گردند.

برای امتیازات پائین تر نیز واحد ارزشیابی طبق بخشنامه های موجود عمل خواهد نمود.

ضریب افزایش سنواتی برای همکارانی که به مدت کمتر از 6 ماه با حفظ پست سازمانی به دستگاههای دیگر مأمور می شوند بر عهده دستگاه متبوع خواهد بود

تعیین ضریب افزایش سنواتی همکارانی که بیش از 6 ماه و بدون حفظ پست سازمانی به دستگاههای دیگر مأمور می شوند بر عهده دستگاه محل مأموریت خواهد بود.

v                    درصد افزایش سنواتی کارکنانی که بیش از 6 ماه در مأموریت آموزشی بسر می‌برند با کسب نظر از مؤسسه آموزشی مربوطه توسط واحد ارزشیابی سازمان تعیین می گردد.

v                    کارکنان پیمانی که به رسمی آزمایشی تبدیل وضع می نمایند تا زمان رسمی قطعی از 2 درص افزایش سنواتی بهره مند خواهند گردید

v                    تعیین ضریب افزایش سنواتی کارکنانی که کمتر تاز 6 ماه به خدمت اشتغال داشته باشند با نظر معاونت مربوطه بر عهده واحد ارزشیابی دستگاه می‌باشد.

6-استفاده از نتایج ارزشیابی در آموزش و بهسازی کارکنان:

واحد ارزشیابی دستگاه با توجه به نقاط قوت و ضعف مندرج در صفحه 4 فرم ارزشیابی نیازهای آموزشی کارکنان را استخراج و به واحد آموزش دستگاه منعکس می نماید این آموزشها میتواند حسب مورد آموزشهای شغلی، اصول سرپرستی و مدیریت، معارف اسلامی، کارآموزی و آموزشهای بلند مدت را شامل شود:

توضیح درباره کاربرد نتایج ارزشیابی در ردیفهای 6،7،9،10،11 از حوصله این مقوله خارج بوده و نظر به اختصار مجموعه از آن خودداری می نمائیم.

v                    کلیه ارزشیابی کنندگان مکلفند در مواردیکه رفتار و عملکرد کارکنان تحت سرپرستی خود را در سطوح بسیار بالاتر از حد انتظار یا کاملاً مطلوب ارزشیابی می‌نمایند گزارش توجیهی از رفتار و عملکرد کارمند تهیه و همراه با فرم ارزشیابی جهت بررسی به واحد ارزشیابی سازمان ارائه نمایند.

v                    با این توضیح قطعاً امتیازات بالاتر از 29 مشمول این بند خواهند بود و لذا الزامی است ارزشیابی کنندگان محترم در تعیین بالاترین امتیاز مجموعه دقت کافی معمول و از دادن امتیازات غلوآمیز خودداری فرمایند.

v                    نکته بسیار مهم و حائز اهمیتی که ذکر آن الزامی است اینکه کلیه واحدهای مؤسسه تحقیقات واکسن و سرمسازی رازی که جداقل 15 نفر کارمند داشته باشند در مجموعه خود و نسبت به یکدیگر سنجیده می شوند لذا ارزشیابی کنندگان محترم بایستی افراد تحت سرپرستی خویش را نسبت به هم ارزیابی نموده و امتیازات سایر مجموعه های مؤسسه را به هیچوجه ملاک ارزشیابی کارکنان خود قرار ندهند.

v                    ضمناً از نظر واحد ارزشیابی مدیری در ارزشیابی صحیح کارکنان خود موفق تر و با دقت تر است که امتیازات داده شده در مجموعه تحت سرپرستی دارای دامنه تغییرات قابل قبولی باشند زیرا طبیعی است که تمامی افراد یک مجموعه در عوامل عملکرد رفتار شغلی و اخلاقی یکسان نیستند و لذا بایستی تفاوت در امتیازات محسوس باشد متأسفانه در سالهای گذشته بعضی ارزشیابی کنندگان محترم جهت راضی نگه داشتن اکثر کارکنان خود امتیازات تکراری زیادی را لحاظ می کنند که این روش علاوه بر اینکه در یک نگاه نحوه ارزشیابی آن مجموعه را زیر سؤال خواهد برد در سالهای آتی خود وی را در تعیین افراد برجسته و… با مشکل زیادی روبرو خواهد ساخت و با مجموعه عظیمی از افراد با شرایط یکسان و مدعی روبرو خواهد گردید.

بهمین منظور بایستی تمامی موارد مندرج در فرم ارزشیابی به دقت مطالعه و بر اساس شناختی که سرپرست از کارمندان خود دارد امتیاز واقعی به او داده شود و تفاوتها حتی به میزان اندک نیز مد نظر ارزشیابی کنندگان باشد.

نحوه رسیدگی به شکایات ارزشیابی:

در جهت استقرار نظام عادلانه ارزشیابی و ممانعت از اعمال سلیقه و نظریات شخصی ارزشیابی کنندگان و تأیید کنندگان در تکمیل فرمهای ارزشیابی و نیز به منظور جلوگیری از تضییع حق کارکنانی که نسبت به نتیجه ارزشیابی خود معترض می باشند رسیدگی به شکایات ارزشیابی به شرح ذیل اجراء می شود. کمیته ای با ترکیب اعضاء کارشناس مسئول ارزشیابی و دو نفر به انتخاب بالاترین مقام سازمان تحت عنوان کمیته رسیدگی به شکایات ارزشیابی تشکیل می گردد.

v                    کارکنانی که نسبت به نتیجه ارزشیابی خود معترض باشند و احساس نمایند حقی از آنان تضییع شده است می توانند شکایت خود را حداکثر ظرف مدت یکماه پس از رویت امتیاز ارزشیابی خود به کمیته رسیدگی به شکایات تسلیم کنند.

v                    شکایات ارزشیابی کارکنانی که ارزشیابی کننده و تأیید کننده فرم ارزشیابی آنان عضو رسیدگی به شکایات مؤسسه باشد در کمیته رسیدگی به شکایات مرکز (وزارتخانه) طرح و رسیدگی می شود و شکایات سایر کارکنان در کمیته رسیدگی به شکایات ارزشیابی مؤسسه طرح و رسیدگی خواهد شد.

v                    کارشناس مسئول ارزشیابی در سازمان بعنوان دبیرخانه کمیته رسیدگی به شکایات عمل خواهد کرد و ضمن دریافت شکایات ارزشیابی کارکنان نسبت به جمع آوری اطلاعات لازم در مورد موضوع شکایت اقدام و نتیجه را به منظور اتخاذ تصمیم مقتضی و صدور رأی به کمیته رسیدگی به شکایات ارسال می نماید.

v                    کمیته رسیدگی به شکایات پس از بررسی نتایج تحقیقات بعمل آمده با اکثریت آراء تصمیم خود را مبنی بر تأیید و یا رد نتیجه ارزشیابی کارمند شاکی به کارشناس مسئول ارزشیابی حداکثر ظرف مدت دو ماه اعلام می‌کند.

v                    کارشناس مسئول ارزشیابی موظف است در صورت تغییر نتیجه ارزشیابی توسط کمیته مزبور ضمن انعکاس رأی کمیته به کارمند شاکی، نسخ فرم ارزشیابی را جهت اقدام مقتضی به اداره کارگزینی و واحد متبوع کارمند ارسال کند. بدیهی است در اینصورت کلیه حقوق معوقه کارمند شاکی از تاریخ استحقاق به وی اعطاء خواهد شد.

v                    چنانچه در بررسی محرز گردد که نتیجه ارزشیابی عمداً موجب تضییع حق ارزشیابی شونده گردیده است مسئول ارزشیابی موضوع را به اطلاع ریاست سازمان جهت اتخاذ تصمیمات مقتضی در مورد ارزشیابی کننده و تأیید کننده خواهد رساند.

v                    به کارکنانی که در سه دوره متوالی نتوانند حداقل 17 امتیاز از مجموع 30 امتیاز فرم ارزشیابی را کسب کنند شغل دیگری متناسب با استعدادهای و توانائیهای آنان بدون تغییر گروه داده خواهد شد.

دستورالعمل تکمیل فرمهای ارزشیابی:

به طور کلی چهار نمونه فرم ارزشیابی توسط واحد ارزشیابی سازمان تهیه و با توجه به مدرک تحصیلی و پست سازمانی کارکنان در اختیار واحدهای مربوطه قرار داده خواهد شد.

1-فرم ارزشیابی مدیران:

این فرم جهت کلیه معاونین سازمان مدیران واحدهای مختلف و معاونین مدیران توسط واحد ارزشیابی تهیه و در اختیار آنها قرار خواهد گرفت، کلیه همکارانی که فرم ارزشیابی مدیران در اختیار آنها قرار می گیرد در یک مجموعه تحت عنوان مجموعه مدیران نسبت به هم سنجش و مورد ارزشیابی قرار می گیرند. این مجموع با واحدهای زیر مجموعه خود محاسبه نگردیده و فوق العاده شغل و سایر مزایای مربوط به ارزشیابی در گروه خود محاسبه می گردد.

2-فرم ارزشیابی سرپرستان: این فرم جهت مسئولین ادارات، واحدها و قسمتها تهیه می‌گردد و معمولاً با مجموعه خود مورد ارزشیابی قرار می گیرند.

3-فرم ارزشیابی کارشناسان: این فرم جهت همکارانی که دارای مدارک کارشناسی و بالاتر باشند تهیه و در اختیار واحدهای مربوطه قرار خواهد گرفت.

4-فرم ارزشیابی کارکنان: این فرم جهت سایر کارکنانی که در مجموع های فوق قرار نداشته باشند صادر می گردد. تمامی فرمهای فوق کاملاً شبیه به هم بوده و تفاوتهایی در مجموع عوامل فرآیندی (معیارهای رفتار شغلی و رفتار اخلاقی)دارند. فرم ازرشیابی دارای 4 صفحه می‌باشد در صفحه اول فرم ردیفهای 1 تا 13 برای هر فرد توسط واحد ارزشیابی سازمان تکمیل می گردد.

به جهت عدم بروز اشتباه حتی المقدور نام و نام خانوادگی ارزشیابی کننده، تأیید کننده و تأیید کننده نهایی در ردیفهای 18 تا 20 نیز توسط واحد ارزشیابی درج خواهد گردید.

در صفحه دوم فرم ارزشیابی در ردیف 22عوامل عملکردی درج گردیده است و در جدول مربوطه 4 ردیف وجود دارد که مسئول واحد (ارزشیابی کننده) می بایست شرح وظایف ارزشیابی شونده را که قبلاً توضیح داده شد در جلسه مصاحبه آغاز دور به اطلاع کارمند برساند در این ردیفها ثبت نماید و در صورتیکه ارزشیابی کنندگان محترم شرح وظایف مدونی در این مورد نداشته باشند واحد ارزشیابی حتی المقدور نسبت به همکاری در این خصوص اقدام خواهد نمود.

در پایان سال بایستی ارزشیابی کننده با توجه به قرار دادن نقاط قوت و ضعف کارمند در طول دوره میزان رضایت خویش را از عملکرد کارکند در هر ردیف باعلامت ضربدر در ستون مربوطه اعلام نماید.

بعنوان مثال چنانچه شخصی دارای پست مسئول دفتر باشد و در ردیف 1 وظایف شغلی ایشان تنظیم ملاقاتها و اراتباطات تلفنی (تنظیم اوقات ملاقات، احترام و توجه به مراجعان، راهنمایی مراجعان و…) درج گردیده است.

ارزشیابی کننده میزان رضایت خود از این بند وظایف نامبرده را به طریق زیر مشخص می نماید.

1-در صورت رضایت بسیار کمتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 1 علامت * می‌گذارد.

2- در صورت رضایت کمتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 2 علامت * می گذارد

1-در صورت رضایت در حد انتظار در ستون مربوط به عدد 3 علامت * می گذارد

1-در صورت رضایت بالاتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 4 علامت * می گذارد

1-در صورت رضایت بسیار بالاتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 5 علامت * می‌گذارد.

علامت ضربدر در هر ستونی که قرار گیرد معرف همان امتیاز در ردیف مربوطه خواهد بود.

علامت ضربدر در هر ستونی که قرار گیرد معرف همان امتیاز در ردیف مربوطه خواهد بود.

جمع امتیازات مربوط به عوامل عملکردی 20 امتیاز (حداکثر 4 ردیف 5 امتیازی)خواهد بود. امتیاز عوامل عملکردی برای هر فرد از جمع عددهای در نظر گرفته شده در ردیفهای مذبور بدست می آید و عدد حاصله در پائین جدول مقابل جمع امتیاز و همچنین در ردیف 14 صفحه اول درج می گردد نکته قابل توجه در این مورد این است که چنانچه ارزشیابی کننده حداقل در بیش از دو مورد از ردیفهای عوامل عملکردی ستون مربوط به بسیار بالاتر از حد انتظار را انتخاب نماید بایستی گزارش توجیهی از عوامل مزبور را همراه با فرم ارزشیابی کارمند مربوطه به واحد ارزشیابی ارسال نماید.

در صفحه سوم فرم ارزشیابی و در ردیف 23 عوامل فرآیندی درج گردیده است.

عوامل فرآیندی شامل: معیارهای رفتار شغلی و معیار رفتار اخلاقی می‌باشد در ستون مربوط به معیار رفتار شغلی 7 ردیف وجود دارد که شرح معیار فوق در آن درج گردیده و دارای امتیاز از صفر تا حداکثر یک می باشند. همانطور که در پائین جدول مزبور مشاهده می گردد ارزش عددی مربوط به شرح ذیل می باشند.

اساساً مطلوب نیست (0) چندان مطلوب نیست (25/0) قابل قبول (5/0) تقریباً مطلوب (75/0) و کاملاً مطلوب (1) ارزشیابی کننده بایستی به مطالعه دقیق هر ردیف مثلاً ردیف 1 که رعایت مقررات و انضباط اداری است بایستی میزان رضایت خویش از کارمند مربوطه را بر اساس نکات فوق انتخاب و در ستون مربوط به همان عدد علامت ضربدر * بگذارد فرضاً اگر حد قابل قبول را برای این ردیف انتخاب نمود بایستی در ستون مربوط به عدد 5/0 ضربدر بگذارد. بقیه ردیفها به همین ترتیب عمل خواهد شد. حداکثر امتیاز این جدول 7 می‌باشد که جمع امتیاز مکتسبه هر فرد در پائین جدول فوق و همچنین در ردیف 15 صفحه اول درج می گردد.

در صفحه 3 فرم ارزشیابی و در ردیف 24 جدول مربوط به معیار رفتار اخلاقی است که تمام توضیحات در آن درج گردیده و حداکثر دارای سه امتیار می‌باشد.

ارزشیابی کنند با مطالعه تمامی بندهای جدول نظر خود را با گذاشتن علامت * در کنار عدد مربوطه اعلام و عدد را مقابل امتیاز که در زیر جدول نوشته شده است و نیز در ردیف 16 صفحه اول درج خواهد نمود.

در پایان ارزشیابی کننده با جمع ردیفهای 14، 15، 16 صفحه اول امتیار کل یا نتیجه ارزشیابی را در ردیف 17 همان صفحه درج و نسبت به امضای فرم در ردیف 18 اقدام خواهد نمود

پس از امضای ارزشیابی کننده فرم جهت امضای تأیید کننده نزد وی ارسال می گردد و نامبرده موظف است در صورتیکه امتیاز داده شده مورد تأیید اوست نسبت به امضای فرم در ردیف 19 اقدام و چنانچه تشخیص داد نیاز به اصلاح و تجدید نظر در مورد امتیاز داده شده می‌باشد با هماهنگی ارزشیابی کننده اقدام خواهد نمود.

در مواردی که خدمت کارمند برجسته و یا غیر قابل قبول تشخیص داده شود فرم مزبور بایستی به امضاء تأیید کننده نهایی برسد در غیر این صورت نیاز به امضای تأیید کننده نهایی نمی باشد.

خدمت برجسته به کارکنانی تعلق می گیرد که جزء 20 درصد بالاترین امتیازات مجموعه باشند.

خدمت غیر قابل قبول برای کارکنانی منظور می شود که حداقل 17 امتیاز از مجموع 30 امتیاز فرم ارزشیابی را کسب نکند.

در صفحه 4 فرم ارزشیابی نیز همانطور که قبلاً توضیح داده شد نقاط قوت و ضعف کارمند در طول سال با ذکر زمان وقوع توسط مدیر یا مسئول مربوطه درج می گردد تا در پایان سال هنگام امتیازدهی مورد استفاده وی قرار گیرد.

در پایان نظر ارزشیابی کنندگان عزیز را به این نکته جلب می نمایم که:

ارزشیابی کارکنان یکی از مؤثرترین ابزارهای ارتقاء کارآمدی، توانمندی و بهسازی نیروی انسانی است. به کمک اطلاعاتی که از طریق ارزشیابی دقیق عملکرد نیروی انسانی بدست می آید. برنامه ریزی شغلی، تصمیمات اداری، تشویقات و تنبیهات از مبانی موثق و قابل دفاع برخوردار می شوند و در نتیجه ضابطه شایستگی در وضعیت خدمتی و سرنوشت اداری کارکنان بکار گرفته شده و مناسبات منطقی و عادلانه را در سازمان حاکم خواهد کرد.

حاکمیت شایستگی و ایجاد فضای سالم و مناسبات عادلانه موجب انگیزش سخت کوشی و تلاش فوق العاده کارکنان در اجرای اثربخشی وظایف شغلی و نیل به اهداف سازمان می گردد.

مجموعه این فعالیتها کارایی و بهره وری مؤسسه را افزایش داده، موقعیت و پیشرفت آن را تسهیل می نماید. با عنایت به مراتب فوق و با توجه به اهمیت و تأثیر ارزشیابی در ارتقاء کارآیی کارکنان و مؤسسه، امید است مسئولین محترم و خصوصاً ریاست محترم موسسه رازی با حمایت و پشتیبانی قاطع از امر ارزشیابی کارکنان امکانات و تسهیلات لازم را جهت اجرای مطلوب طرح فراهم نموده و بدین ترتیب گام مؤثری در راه تحول اداری بردارند.س/6

موفقیت همه شما را از درگاه ایزدمنان خواستارم

واحد ارزشیابی مؤسسه تحقیقات واکسن و سرمسازی رازی