اصول مدیریت کیفیت
چکیده
این سند هشت اصل مدیریت کیفیت که در استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای سری ایزو 9000-2000 کاربرد دارد را معرفی مینماید. مدیریت ارشد هر سازمان میتواند از این اصول بعنوان چارچوبی برای راهنمایی سازمان خویش به منظور بهبود عملکرد ها استفاده نماید.
منبع : Intrnational Organization for Standardization. 2006. Quality management principles. http://www.iso.ch/iso/en/iso9000-14000/understand/qmp.html
کلیدواژه : کیفیت؛ مدیریت کیفیت؛ استاندارد کیفیت؛ سیستم مدیریت کیفیت؛ ایزو؛ بهبود عملکرد
اصل اول: تمرکز بر مشتری (Customer Focus)
هر سازمانی به مشتریان خود وابسته است و باید نیازهای حال و آینده آنان را درک نماید و نیازمندی های مشتریان خود را برآورده نماید. علاوه بر این سازمان ها باید برای عبور از انتظارات مشتریان خود برنامه ریزی و تلاش نمایند.
تمرکز بر مشتری و درک نیازهای حال و آینده او باعث پاسخگویی منعطف و سریع سازمان به فرصت های بازار و در نتیجه افزایش سود سهام و سهم بازار برای سازمان خواهد شد.
رضایت مشتریان با افزایش اثربخشی بکارگیری منابع سازمان، افزایش یافته و بهبود وفاداری مشتری به سازمان باعث ماندگاری در تجارت می گردد.
بکارگیری اصل تمرکز بر مشتری عموما باعث می گردد که سازمان:
§ برای درک نیازها و انتظارات مشتریان تحقیقات لازم را صورت دهد.
§ از ارتباط اهداف سازمانی با نیازها و انتظارات مشتریان اطمینان حاصل نماید.
§ ارتباطات درون سازمانی را در راستای نیازها و انتظارات مشتریان هدایت نماید.
§ رضایت مشتریان را اندازه گیری نموده و بر مبنای نتایج حاصل از آن اقدام نماید.
§ ارتباطات با مشتریان را به صورت سیستمی مدیریت نماید.
§ از وجود توازن بین رضایتمندی مشتریان و سایر ذینفعان سازمان (نظیر مالکین، کارکنان، سرمایه گذاران، انجمن ها و مجامع محلی) اطمینان حاصل نماید.
اصل دوم: رهبری در مدیریت (Leadership)
مدیر سازمان که از منش رهبری برخوردار است باید مقاصد و جهت گیری یکنواختی را در سازمان ایجاد نماید و محیط داخلی سازمان را به گونه ای ایجاد و نگهداری نمایند که کارکنان بتوانند در دستیابی به اهداف سازمانی کاملا مشارکت نمایند.
مدیریت سازمان با منش رهبری باعث می گردد کارکنان مقاصد و اهداف سازمانی را درک نموده و برای دستیابی به آنها از انگیزه کافی برخوردار شوند. علاوه بر این با بکاربستن منش رهبری فعالیت های سازمان ارزیابی شده و در مسیری یکسان، منظم گردیده و استقرار می یابد و در نتیجه فقدان ارتباط بین سطوح مختلف سازمان به حداقل خود خواهد رسید.
بکارگیری اصل رهبری در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ نیازهای تمامی ذینفعان سازمان شامل مشتریان، مالکین،کارکنان، تامین کنندگان، سرمایه گذاران، انجمن هاو مجامع محلی در نظر گرفته شود.
§ اهداف چالش برانگیز با زمانبندی مشخص تنظیم گردد.
§ ارزش های مشترک، مدل های اخلاقی و جوانمردی در تمامی سطوح سازمان ایجاد شده و تقویت گردد.
§ اعتماد ایجاد گردیده و ترس از میان برود.
§ کارکنان با منابع مورد نیاز، برخوردار از آموزش و آزادی عمل با داشتن مسوولیت و پاسخگویی فعالیت نمایند.
§ کارکنان برای نقش و سهم خود امیدوار و دلگرم گردیده و آنرا تشخیص دهند.
اصل سوم: مشارکت کارکنان (Involvement of people )
کارکنان جوهره سازمان بوده و مشارکت آنها باعث خواهد گردید تا توانایی هایشان مزیت سازمان محسوب گردد. ایجاد انگیزه، تعهد و مشارکت کارکنان نسبت به سازمان، نوآوری و خلاقیت در پیشبرد اهداف سازمان را به ارمغان خواهد آورد.
ایجاد مسوولیت پاسخگویی کارکنان در رابطه با عملکردشان و همچنین ایجاد اشتیاق در مشارکت و همکاری ایشان زمینه ساز بهبود مستمر در سازمان خواهد بود.
بکارگیری اصل مشارکت کارکنان در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ کارکنان اهمیت همکاری و نقش خود را در سازمان درک کنند.
§ کارکنان محدودیت های عملکردشان را شناسایی کنند.
§ کارکنان مالکیت مسایل را پذیرفته و مسوولیت حل آنها را عهده دار شوند.
§ کارکنان عملکرد خود را در راستای مقاصد و اهداف شخصی ارزیابی نمایند.
§ کارکنان فعالانه فرصت های افزایش صلاحیت، دانش و تجربه خود را جستجو نمایند.
§ کارکنان آزادانه دانش و تجربیات خود را به اشتراک گذارند.
§ کارکنان آشکارا در خصوص مسایل و عواقب آن بحث کنند.
اصل چهارم: رویکرد فرایندی (Process approach)
نتایج مورد نظر در سازمان هنگامی که فعالیت ها و منابع مرتبط به صورت فرایندی مدیریت می شوند، با اثربخشی بیشتر حاصل می گردند. رویکرد فرایندی باعث هزینه کمتر و چرخه زمانی کوتاهتر در استفاده از منابع بوده و نتایج بهبود یافته، سازگار و قابل پیش بینی را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد. همچنین رویکرد فرایندی بر فرصت های بهبود متمرکز خواهد گردید و آنها را اولویت بندی می نماید.
بکارگیری اصل رویکرد فرایندی در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ فعالیت های ضروری به منظور دستیابی به نتایج مورد نظر به صورت سیستمی تعریف شوند.
§ مسوولیت و پاسخگویی برای مدیریت فعالیت های کلیدی به صورت شفاف ایجاد گردد.
§ قابلیت فعالیت های کلیدی اندازه گیری و تجزیه و تحلیل گردد.
§ فصول مشترک فعالیت های کلیدی در تعامل با بخش های سازمان شناسایی گردد.
§ بر عواملی نظیر منابع، روش ها و مواد که فعالیت های کلیدی سازمان را بهبود خواهند بخشید، تمرکز گردد.
§ ریسک ها، پیامدها و اثرات فعالیت های مشتریان، تامین کنندگان و سایر ذینفعان ارزیابی گردد.
اصل پنجم: رویکرد سیستمی به مدیریت (System approach to management)
شناسایی، درک و مدیریت فرایند های مرتبط به هم بعنوان یک سیستم، کارآیی و اثربخشی سازمان را در دستیابی به اهداف خود بهبود می بخشد.
مدیریت سیستمی با یکپارچه و مرتب نمودن فرایندها بعنوان بهترین روش دستیابی به نتایج مورد نظر، سازمان را از قابلیت تمرکز تلاش بر روی فرایندهای کلیدی برخوردار می سازد و در ذینفعان سازمان اعتماد سازی به سازگاری، کارآمدی و اثربخشی سازمان را ایجاد نموده و توسعه می بخشد.
بکارگیری اصل رویکرد سیستمی به مدیریت در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ یک سیستم برای دستیابی به اهداف سازمانی در بهترین حالت کارآمدی و اثربخشی آن پایه ریزی گردد.
§ بستگی دو طرفه بین فرایندهای سیستم درک گردد.
§ نقش ها و مسوولیت های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف مشترک بهتر درک گردیده و از این بابت موانع بین بخشی کاهش یابد.
§ قابلیت های سازمانی درک شده و قیود منابع قبل از عمل ایجاد گردد.
§ تعریف و هدف گذاری برای اینکه فعالیت های ویژه در یک سیستم چگونه باید عمل نمایند.
§ سیستم بر پایه اندازه گیری ها و ارزیابی هایش به صورت مستمر بهبود یابد.
اصل ششم: بهبود مستمر (Continual improvement)
بهبود مستمر عملکرد سراسری سازمان باید یک هدف پایدار برای آن سازمان باشد. در این حالت قابلیت سازمانی بهبود یافته، مزیت عملکردی هر سازمان خواهد گردید و همترازی فعالیت های بهبود در تمامی سطوح سازمان به منظور تصمیم گیری راهبردی ایجاد خواهد گردید و در نهایت با اصل قراردادن بهبود مستمر در سازمان انعطاف برای واکنش در برابر فرصت ها پدید خواهد آمد.
بکارگیری اصل بهبود مستمر در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ یک رویکرد جامع و سازگار در تمام سازمان برای بهبود مستمر عملکرد بکارگرفته شود.
§ منابع انسانی آشنا به روش ها و ابزار بهبود مستمر تامین گردد.
§ بهبود مستمر در محصولات، فرایندها و سیستم ها یک هدف مشترک برای یکایک کارکنان سازمان تعریف گردد.
§ مقاصدی برای هدایت و اقداماتی برای ردگیری بهبود مستمر ایجاد گردد.
§ بهبود های صورت گرفته، تشخیص داده شده و تصدیق گردند.
اصل هفتم: تصمیم گیری بر مبنای واقعیت ها (Factual approach to decision making)
در هر سازمان تصمیمات موثر بر مبنای تجزیه و تحلیل داده ها و و تولید اطلاعات میسر است. تصمیمات آگاهانه، افزایش توانایی برای اثبات اثربخشی تصمیمات گذشته بر مبنای مراجع و سوابق واقعی و همچنین افزایش توانایی برای بازنگری، به چالش کشیدن و تغییر عقاید و تصمیمات از جمله مزایای بکارگیری اصل تصمیم گیری بر مبنای واقعیت ها است.
بکارگیری اصل تصمیم گیری بر مبنای واقعیت ها در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ از کفایت و دقت داده ها و اطلاعات اطمینان حاصل گردد.
§ داده ها برای کسانی که به آنها نیاز دارند در دسترس باشد.
§ داده ها و اطلاعات با استفاده از روش های معتبر تجزیه و تحلیل شوند.
§ تصمیم گیری و اقدامات اجرایی بر مبنای تجزیه و تحلیل واقعی در کنار تجارب و بصیرت صورت پذیرد.
اصل هشتم: ارتباط سودمند و دوطرفه با تامین کنندگان (Mutually beneficial supplier relationships )
سازمان و تامین کنندگان آن به یکدیگر وابسته هستند و رابطه سودمند و دو طرفه، توانایی هر دو را برای ایجاد ارزش افزایش می دهد. افزایش توانایی ایجاد ارزش برای هر دو طرف در نتیجه انعطاف و سرعت در پاسخگویی به تغییرات بازار یا نیازها و انتظارت مشتریان ایجاد می گردد و باعث بهینه نمودن هزینه ها و منابع خواهد گردید.
بکارگیری اصل ارتباط سودمند و دوطرفه با تامین کنندگان در سازمان عموما باعث می گردد که:
§ ارتباطی متوازن بین ملاحظات کوتاه مدت و بلند مدت ایجاد گردد.
§ تخصص ها و منابع بین یکدیگر به اشتراک گذاشته شود.
§ • تامین کنندگان کلیدی شناسایی و انتخاب گردند.
§ ارتباطات شفاف و آشکار بر قرارگردد.
§ اطلاعات و طرح های آینده به اشتراک گذاشته شود.
§ تشریک مساعی در توسعه و بهبود فعالیت ها صورت گیرد.
§ تامین کنندگان برای تشخیص بهبودها و موفقیت ها تشویق شده و دلگرم گردند.