بهبود ارتباطات --- نکاتی برای مدیران

بهبود ارتباطات --- نکاتی برای مدیران

تحقیقات نشان می دهند که مدیران بین 50  تا 80  درصد  وقت خود را صرف  برقراری ارتباط می کنند. چرا که ارتباطات حیاتی ترین امر در سازمان می باشد. بدون ارتباطات موثر عملکرد مدیران، نوآوری، درک مشتری و همکاری در امور بسیار ضعیف خواهد بود.

ارتباطات موثر سازمانی به سه چیز نیاز دارد:

1-     همه کارکنان باید درک و مهارت مناسب در برقراری ارتباط خوب داشته باشند.         2 - ارتباطات سازمانی موثر نیازمند فرهنگی است که از ارتباطات موثر حمایت کند.

        3-     ارتباطات سازمانی موثر نیازمند توجه است.                                                               نکاتی ویزه در برقراری ارتباط موثر برای مدیران:

   1-     درخواست فعالانه بازخورد درباره ارتباطات خود و ارتباطات درون سازمانی

   2-     ارزیابی درک و دانش ارتباطات خود

3-     کار با کارکنان و تعریف  چگونگی برقراری ارتباطات  در سازمان . توسه عمومی در خصوص: الف) چگونگی کنترل مخالفت ها     ب) نحوه کار ارتباطات افقی ( کارمند با کارمند)  ج) نحوه کار ارتباطات عمودی ( مدیر با کارمند، کارمند با مدیر )    د) نوع و زمان دسترسی به اطلاعات

  4-     توجه به فشارهای ساختاری سازمان و چگونگی تاثیر این فشارها بر ارتباطات      5-یادگیری درباره تکنیک های گوش دادن و استفاده موثر از این تکنیک ها                                                          

  6-در نظر گرفتن یک مسئول برای بررسی ارتباطات.

فصل 1-ارتباط در سازمان

مفهوم ارتباط

ارتباط در لغت به معنی مشارکت در یک نظر و ایجاد رابطه برای انتقال یک خبر به کار رفته است.از اواخر سالهای 1930 وپس از انتشار مقاله ای تحت عنوان(اطلاعات یک مسعله ی اندیشه است)به مرور اندیشمندان درصدد بررسی ارتباطات از طریق ریاضیات برآمدند.رفته رفته مفهوم ارتباطات به فرایند اطلاعات تبدیل شد.متعاقب این امر(سیبرنتیک)عنوان شد که آن عبارت است از مجموعه تعوریهای مربوط به قانونمند ساختن انتقال و دریافت یک خبر بین انسان و ماشین.

   ارتباطات و اطلاعات به عنوان اساس هستی انسانها مطرح شده است.چونکه بدین وسیله مکنونات،خواسته ها،نظرات،از فردی به فردی منتقل و درنتبجه نیازها رفع میشود.بدین گونه بقای حیات انسانی فراهم میگردد.با توجه به آنچه که بیان شد میتوان گغت که در ایجاد ارتباط ,دو طرف وجود دارد.طرفی که اطلاعات را منتقل میکند و طرفی که اطلاعات را دریافت میدارد و با درک خود,آن را تفسیر میکند و نسبت به آن واکنش نشان میدهد.ملاحظه میشود که در ارتباط بر اساس داد و ستد داده و ستانده اطلاعات جریانی بین دو یا چند نفر بوسیاه کلام،علامت،اصطلاحات و رمزها در راستای تفهیم یک خبر رسمی یا غیر رسمی برقرار میشود.ارتباطات با اطلاعات تفاوت دارد.چون ارتباطات برای دریافت اطلاعات،وسیله قرار میگیرد.بطور مثال:فرادستی با فرودستی ارتباط برقرار میکند،تا اطلاعات یا اخباری را به او منتقل کند،ملاحظه مبشودکه ارتباطات، وسیله انتقال پیام درسازمان است.تا بدین گونه تغییرات مطلوب در سازمان بوجود آید.ارتباطات در سازمانهابه صورت اجباری و تمایلی بوجود می اید.در ایجاد نوع اول،فرهنگ سازمانی و در ایجاد نوع دوم،فرهنگ نیروی انسانی دخالت دارد. ارتباطات به هر صورتی که در سازمان برقرار شود،در ایجاد آنها عواملی دخالت دارد.

عوامل ایجاد ارتباط در سازمانها

هر انسانی قبل از ورود در سازمان با تفاوتهای رفتاری همراه است.حیات سازمانی مرهون انواع ارتباطی است که در ایجاد آن دخالت دارد. این ارتباطات در سایه عوامل مختلفی به وجود می آید و عبارتند از:

1-میزان اختیار:

کار مسترک که در سازمان جاری است،از نظر اجرایی و پذیرش مسعولیت و نظارت بر انجام وظیفه،آمریت و ماموریت را در سازمان بوجود می آورد.این امر نشعت گرفته از میزان اختیاری است که هر فرد در حیطه مسعولیت خود دارد.درنتیجه،سبب ایجاد روابط بین فرادست، فرودست و ارباب رجوع میشود.

2-ترکیب:

کار سازمانی در قلمرو کاری نیاز به ترکیب کار اعضای مختلف دارد. بنابر این جهت ایجاد این ترکیب،کارگزاران باید با هم مرتبط شوند.ملاحظه میشود که فعالیت سازمانی که در نهایت به محصول،تولید،خدمت و یا به ترتیبی منجر میشود،مرهون ایجاد ارتباط اعضای سهیم در ایجاد آن کارند.

3-هم ارزشی گروهی:

انساها برای رفع نیازهای خود،محتاج به یکدیگرند.هم ارزشه،عامل عمده ای است که انسانهای نیازمند را به یکدیگر پیوند میدهد.در درون سازمانها،به دور از سلسله مراتب،در اثر مجاورت و مشاهبت کاری،انسانها با ارزشهای مشابه،یکدیگر را پیدا میکنندو در ساعاتفراغت و به دور از محدودیت کاری با هم ،رابطه بر قرارمیکنند.این نوع روابط که جنبه بی ریایی و همزبانی دارد،در تکوین شخصیت انسانی،اهمیت خاص دارد.چون فرد میتواند براحتی خواسته های خود را بیان کند،خود را بنمایاند،بخواهد و خواسته شود.همزبانی بین انسانهای سازمانی،در قالب هم ارزشی گروهی متجلی میشود که در ایجاد تغییر و تثبیت رفتار فردی موثر واقع میشود.

4-نقش سازمانی:

هر عضو سازمانی برای ایفای نقشی وارد سازمان میشود.به محض پذیرفته شدن،عضو در سازمان متعهد میشود تا فعالیتهایی، را طبق نظام سازمانی انجام دهد. انجام این فعالیتها، عضو سازمانی را موظف میسازد و برای او وظایفی را تعیین میکند.انجام وظایف در پایگاههای مختلف سازمانی موجب ایجاد ارتباطات با افراد مختلف در سازمان میشود.

5-علایق و اعتقادات اعضای سازمانی:

انسانا در هر مرتبه و مقام که قرار گیرند،با علایق و اعتقادات خاصی زندگی میکنند.شاید بتوان گفت در سایه نوع علایق و اعتقادات است که افراد با نگرشهای مختلف در جهان زندگی میکنند. و به قول (یکی درد و یکی درمان پسندد ،یکی وصل و یکی هجران پسندد) یکی مال اندوزی پیشه میکند،یکی توجه به دنیا و آخرت دارد و یکی اعراض از این جهان دارد و متوجه آخرت است.

در ایجاد علایق افراد نوعی منطق حاکم است که هرچند بر تعقل و تفکر انسانی استوار است ولی توجیه آن امری بس مشکل است. نیروی انسانی نیز از این امر برخوردار است.مجموعه علایق و اعتقادات اعضای یک سازمان در ایجاد ارتباط سازمانی آنها دخالت دارد.

انواع ارتباط در یک سازمان

در یک سازمان ارتباطی به قرار زیل جریان دارد:

-        ارتباط عام:که مربوط  است به کلیه امور و اطلاعات در خصوص محیط کاری.

-        ارتباط رسمی:که بین اعضا و سازمان از قبل در ساختار سلسله مراتبی سازمان تعیین شده است.

-        ارتباطات غیر رسمی یا خود به خودی:که به صورت مستقل و آزادانه بین کل اعضای سازمان برقرار میشود.این نوع ارتباطات در توزیع اطلاعات مثبت و منفی بدون منع قانون به صورت تمایلی به وجود می آید.

-        ارتباطات بالا به پایین:ارتباطاتی که پیام را از راس هرم سازمانی به طرف پایین در سلسله مراتب به جریان میگذارد.از این طریق چارچوب رویه های اجرایی،سیاستها و خواسته های سازمانی اعضا روشن میشود.

-        ارتباطات پایین به بالا:ارتباطاتی که اطلاعات را از پایین سازمان به راس هرم سازمانی منتقل میکند. از این طریق،فعالیتها،جهت تصمیم گیری و اراعه طریق گزارش میشود.

-        ارتباطات عمودی:ارتباطاتی که بین فرادست و فرودست چه در سلسله مراتبکل سازمان یا درسلسله مراتب یک واحد سازمانیبرقرار میشود.این ارتباطات مربوط به دستور اجرا و یا فرماندهی مدیریت است.

-        ارتباطات افقی:ارتباطاتی که بین افراد یا گروههای سازمانی بدون موجودیت سلسله مراتب در رابطه با امور اجرایی برقرار میشود.این نوع ارتباطات مربوط به همردیفان سازمان است که نسبت به هم برتری یا کهتری ندارند. این نوع ارتباطات موجبات هماهنگی کاری را فراهم می آورد.

انواع ارتباطات در یک سازمان (Communication)

در یک سازمان ارتباطی به قرار ذیل جریان دارد:

-         ارتباطات عام: که مربوط است به کلیه امور و اطلاعات در خصوص محیط کاری.

-         ارتباطات رسمی: که بین اعضا و سازمان از قبل در ساختار سلسله مراتبی سازمان تعیین شده است.

-         ارتباطات غیر رسمی و یا خودبه خودی: که به صورت مستقل و آزادانه بین کل اعضای سازمان برقرار می شود. این نوع ارتباطات در توزیع اطلاعات مثبت و منفی بدون منع قانون به صورت تمایلی به وجود می آید.

-         ارتباطات بالا به پایین: ارتباطاتی که پیام را از راس هرم سازمانی به طرف پایین در سلسله مراتب به جریان می گذارد. از این طریق چارچوب رویه های اجرایی، سیاستها و خواسته های سازمانی اعضا روشن می شود.

-         ارتباطات پایین به بالا: ارتباطاتی که اطلاعات را از پایین سازمان به راس هرم سازمانی منتقل می کند. از این طریق، فعالیتها، جهت تصمیم یگری و ارائه طریق گزارش می شود.

-         ارتباطات عمودی: ارتباطاتی که بین فرادست و فرودست، چه در سلسله مراتب کل سازمان و یا در سلسله مراتب یک واحد سازمانی برقرار می شود. این ارتباطات مربوط به دستور اجرا و یا فرماندهی مدیریت است.

-         ارتباطات افقی: ارتباطاتی که بین افراد یا گروههای سازمانی، بدون موجودیت مربوط به همردیفان سازمان است که نسبت به هم برتری یا کهتری ندارند. این نوع ارتباطات موجبات هماهنگی کاری را فراهم می آورد.

اهمیت ارتباط در سازمان

مدیران، بدون تعبیه شبکه های ارتباطی مناسب نمی توانند در انجام وظایف خود توفیق یابند. مدیران موقعی می توانند به وظایف خود جامه عمل بپوشانند که به مبادله پیام، که حاوی اندیشه های آن هاست بین خود و کارکنان بپردازند. ارتباط موجب می شود که مدیر در اجرای برنامه، توزیع اطلاعات کند، از شرایط کار، نتایج، موفقیتها و از موقعیت و نحوه اجرای برنامه ها آگاهی یابد. به وسیله ایجاد ارتباط، نیروی انسانی از خواسته های مدیریت آگاه می شود و با قرار گرفتن در تعامل می تواند خواسته های خود را نیز به اطلاع مدیران برساند.

بنا به تحقیقات بانک فدرال توسعه کانادا، اکثر مدیران، 90% از وقت خود را در سازمان، صرف ایجاد ارتباط با کارکنان، ارباب رجوع و ... می کنند. 90% امور سازمانی نیازمند کسب اطلاعاتی است که از طریق ارتباط به دست می‌آید.

با توجه به جایگاه ارتباط در سازمان از نظر تخصصی بودن وظایف، وسعت،‌غیر متمرکز بودن نظام، نقش و وظایف سازمان، لازم می نماید که ارتباط سازمانی در وضع مطلوبی قرار گیرد. ارتباط، نظام مندی سازمان را موجب می شود. چونکه نیروی انسانی نیاز و حق دارد در جریان اخبار سازمانی، شغلی، اقتصادی و ... قرار گیرد. بنابراین، عدم توجه به این مهم، به هم ریختگی سازمان را موجب می شود. قانونی کردن ارتباط سازمانی، جریان آن را روان و پایه هیا آن را استوار می سازد. در کشورهای پیشرفته به این امر توجه شده است. بدین معنی که علاوه بر ارتباطات معمول که در صفحات قبل بیان شد، هر سال ارتباطات قانونی جهت توزیع اطلاعات بین نیروی انسانی و سازمان برقرار می شود. به طور مثال در کشور بلژیک از سال 1948، به موجب قانون، سه نوع اطلاعات در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد:

1-         اطلاعات سالانه مربوط به نقش فرد که در یک سال ایفا کرده است. (که مربوط به ارزشیابی سالانه است).

2-        اطلاعات شش ماهه، مربوط به اشاعه اطلاعات عمومی است که در راستای پیش بینی وقایع سازمانی قرار دارد.

3-       اطلاعات مربوط بر حسب مورد.

در فرانسه از سال 1982، یکی از قوانین پیشقراول مربوط به حقوق بگیران و سازمان به مورد اجرا در آمد. این قانون که در راستای افزایش شرایط کاری در سازمان قرار دارد موجب می شود که کارکنان سازمان حق رای و تصمیم گیری را در قانونگذاری مربوط به سازمانی که در آن کار می کنند، داشته باشند. بدین گونه ارتباط نه فقط در مفهوم غیر ارادی، بلکه در مفهوم روابط جهت تعیین سرنوشت کاری بین کارکنان و سازمان برقرار می شود.

با توجه به شرحی که گذشت ملاحظه می شود که ارتباط با دارا بودن مفهوم خاص خود، دو نقش عمده در سازمان بازی می کند:

اولا- بالا بردن طرح کیفیت زندگی کاری

دوم- بالا بردن طرح کیفیت سازمان از جهات کلی

ارتباط با ایفای نقش ذکر شده، موجب می شود تا اختلاف بین گروههای کرای در سازمان کاهش یابد. در نتیجه، همبستگی بین گروههای سازمانی که اکسیر حیات بخش در سازمان، جهت افزایش کارایی و بهره وری است به وجود آید. اگر بر اهداف خاص از طریق ایجاد ارتباطات دز سازمان توجه کنیم در می یابیم که حصول اهداف وصول غایتهایی را در سازمان بدنبال دارد.

غایتهای حاصل از ارتباط

-افزایش کارایی و بهره وری:

این غایت از طریق دریافت اطلاعات جهت ایجاد انگیزش و رضایت در نیروی انسانی حاصل می شود در این راستا ایجاد ارتباطات جهت شناسایی انگیزه های نیروی انسانی در ورای سایر ارتباطات سازمانی مورد توجه است که خود مقوله بررسی زمینه های انگیزش کارکنان را بر اساس تئوریهای مختلف طرح می سازد.

- ایجاد تغییرات سازمانی:

این غایت بر اساس دریافت اطلاعات از مسیر مطلوب سازمان حاصل می شود. در این راستا لازم است از طریق ایجاد ارتباط بین امور اجرا شده سازمان و استانداردهای اجرایی اقدام کرد که خود مقوله بررسی کیفیت اجرایی و کنترل آن را مطرح می سازد.

-پیش بینی و جل گیری از تنش های سازمانی

نبود الطلاعات کافی نبودن اطلاعات و یا اطلاعات نادرست که بر اثر ضعف ارتباطات است موجبات درهم ریختگی روانی را در نیروی انساین فراهم می آورد جهت رفع این نقصه سازمانی الزم است ارتباطات آموزنده که می تواند از طریق گردهمایی ها بر حسب امکانات سازمانی به وجو دآید اقدام کرد. ملاحظه می شود که تنشهای سازمانی موقعی به وجود می آید که بین مدیریت و اعضا نقصانهای ارتباطی  رو در رو و یا خارج از مقوله کاری به وجود آید. بدین جهت ایجاد روابط بر اساس کاهش فواصل رسمی در سازمان پیشنهاد می شود.

- پاسخگویی به نیازهای کارکنان و افزایش روحیه:

از طریق ارتباطات فی مابین، مدیریت و اعضا بهتر می توانند نیازهای خود را شناسایی کنند. نیازهایی که رعف آنها موجبات افزایش توان کاری آن ها را فراهم می آورد این غایت بر حسی نیازسنجی که به وسیله ارتباطات تحلیل گرانه از عملکرد نیروی انساین به دست می آید، حاصل می شود. ملاحظه می شود ک در این گونه ارتباط نظارت و کنترل مدیرتی و عملکرد نیروی انسانی قرار دارد. از این طریق کمبودهای  اجرایی اعضا شناسایی می شود و سپس با ایجاد دوره های آمزوشی در فع آن ها اقدام می گردد این ارتباط مکمل ارتباطات در زمینه کنترل کیفی که در مورد دوم ایجاد تغییرات سازمانی توجیه شد قرار می گیرد.

- تحکیم وضعیت کارکنان:

هرگاه کارکنان از انتظارات مدیرت آگاه باشند و بدانند که ارزشیابی آنها از طریق سازمان بر اساس چه ملاکهایی قرار دارد خواهند توانست جایگاه خود را در سازمان تحکیم بخشند. در این راستا ایجاد ارتباطات رودررو بین مدیریت و کارکنان مفید به فایده است. این ارتباط می تواند با سنجش وضعیت نیروی انسانی از جهت توان اجرایی و انطباق خواسته های مدیران با عملکرد نیروی انسانی بهتر مفید باشد.

- ایجاد همبستگی بین اعضا و سازمان:

هرگاه اطلاعات و اخبار سازمانی بدرستی در اختیار اعضا قرار گیرد موجبات افزایش روحیه مشارکت اعضا و سهیم شدن آنها در سازمان می شود این غایت می تواند از طریق توزیع اخبار بر حسب شبکه های ارتباطی سازمان به دست آید.

با توجه به مطالبی که بیان شد، می توان نتیجه گرفت که در اثر ضعف جریان ارتباط در یک سازمان اجرای مصوبات و دستورالعمل ها از مسیر خط مشیهای سازمانی خارج می شود. بدین گونه درهم ریختگی ناخواسته در سازمان به وجود می آید. بنابراین با توجه به انواع ارتباطات ممکن در سازمان وظیفه مدیران است که شبکه های ارتباطی ایجاد کنند و به دو نوع ارتباط افقی و عمودی اکتفا ننمایند. هر چند که در بعضی از سازمانها نظام بندی در ارتباطات افقی و عمودی نیز به علت ضعف نظامهای اجرایی در وضع بهتری قرار ندارد.

ارتباطات سازمانی را چگونه برقرار کنیم؟

اول- توجه به ویژگیهای گیرنده پیام

در این راستا توجه شود که طرف ارتباط چه اطلاعاتی درباره پیام دارد هوش و استعداد او برای تفهیم پیام در چه حدی است. با توجه به مواردی که ذکر شد، گام اول ارتباط یعنی تنظیم پیامی که می خواهد ارسال شود، برداشته می شود. یعنی نحوه ارسال پیام چون رمز، گفتار، نوشتار و ... تعیین و قالب بندی می شودبنابراین یک نوع پیام را برای مخاطبان مختلف نباید به یک نحوه ارسال کرد تا تفاسیر مختلف و نتایج متعدد از آن حاصل نشود.

دوم- ایجاد تسهیلات ارسال پیام

اگر ارتباط رودر رو باشد برای برقراری پیام موانع کمتری به وجود می آید ولی در ارتباطات نارویاروی که فاصله ای بین دو طرف ارتباط وجود دارد به بررسی مسیر عبور پیام نیاز است. به طور مثال مدیری پیام وجود دارد به بررسی بخشنامه و چه به صورت دستورالعمل ارسال می کند. ضرورت اجرایی آن ضرب الاجل است. بنابراین سرعت دریافت آ نبه سویله مخاطبان مورد نیاز است. پس باید دید چه وسیله ای سرعت ارسال و دریافت پیام را برای طرفین به وجود می آورد در سازمانهای گسترده استفاده از وسایل ارتباطات جمعی، حتی برون سازمانی نیز باید مورد استفاده قرار گیرد. بدین گونه موانع وصول پیام مرتفع می شود.

سوم- آگاهی از نتیجه پیام

ارسال کننده پیام نباید صرفا به دریافت پیام بسنده کند بلکه نتیجه ای که گیرنده پیام پس از به کارگیری آن حاصل کرده است را مورد توجه قرار دهد. بدین گونه ارسال کننده پیام علاوه بر آگاهی از دریافت پیام به وسیله مخاطب از صحت تفهیم و نتیجه اجرایی آن نیز مطلع می شود ودر صورت لزوم به اصلاح و رفع ابهام پیام دریافت شده اقدام می کند.

با توجه به موارد ذکر شده لازم است که مدیران:

- ارتباطات را در قالبهای دو سویه تنظیم کنند ارسال پیام بدون آگاهی از صحت و کاربرد آن که به عنوان ارتباطات یکسویه مطرح شده است، در مفهوم ارتباط یعنی مشارکت جدی دو طرف جهت ارسال پیام، دریافت و واکنش نشان دادن با درک آن قرار ندارد. مگر اینکه پس از ارسال پیام گروهی نتایج حاصله از آ نرا با برقراری ارتباط با به کاربندان پیام مورد بررسی قرار دهد که در این صورت ارتباط دو سویه به وجود می آید.

-بهطور کلی ارتباط باید بین دو طرف برقرار شود.

- به فراخور فهم و هوش و معلومات گیرنده، نوع پیام تنظیم شود. و در این رابطه سادگی روان بودن کوتاه بودن و ایجاد انگیزش کردن، مورد توجه قرار گیرد.

- گه گاه در سازمان بر حسب ضرورت، به طور مثال در اثر تغییرات تکنولوژیکی و یا ساختاری، ارسال پیامهایی ضرورت دارد که نمی توان آنها را به صورتی تنظیم کرد که منطبق با ویژگیهای مخاطبان باشد. اگر ارسال این گونه پیامها و ایجاد ارتباطات، مداومت داشته باشد، لازم است که قبلا در گیرندگان پیام، آگاهیهای لازم به وجود آید. این امر مستلزم آموزشهایی در این رابطه است که کلیات امر را جهت تفسیر و درک پیامهای در رابطه بیان می دارد.

- استفاده حداقل از نحوه ایجاد ارتباط غیرکلامی در سازمان پیشنهاد می شود.

پیشنهادهای مربوط به بهبود ارتباطات در سازمان

با توجه به آچه که گذشت می توان جهت بهبود ارتباطات سازمانی پیشنهادهایی به قرار ذیل ارائه نمود:

الف- در خصوص ارتباطات رسمی

-دستورالعملهای اجرایی سازمان در قالب فرمها، بر حسب وظایف واحدهای تابعه تنظیم شود.

-گردش کار واحدهای سازمانی، طبق اصول مدیریت حاکم بر سازمان تنظیم شود. تا بدین گونه هماهنگیهای اجرایی به وجود آید و از اعمال سلیقه جلوگیری شود.

- تصمیمات سازمان، علاوه بر بخشنامه ها، از طریق گردهماییهای توجیهی به اطلاع اعضا برسد تا بدین گونه سهولت اجرایی فراهم شود.

- به منظور ارسال و دریافت اخبار سازمانی، شبکه ارتباطی مدور در سازمان ایجاد شود. تا بدین گونه بین مدیریت و واحدهای سازمان ارتباطات منسجم و وجود آید. در این راستا به طور مستمر اخیار واحدها دریاف تمی شود خبر مورد تحلیل قرار می گیرد متعاقبا برهنمود به واحد ابلاغ می گردد پس از به کارگیری رهنمود کاربرد به مدیریت برگشت می کند بدین گونه اثربخشی ارتباط معلوم می شود.

- نظام ارتباطی سازمان علاوه بر دریافت اخبار سازمانی و به کارگیری آن در راستای حل وفصل مسائل و افزایش بهره وری جهت ارزشیابی نیروی انساین نیز مورد استفاده قرار گیرد تا بدین گونه نظام تحرک که حیا تبخش سازمانهاست، قوام یابد.

ب- در خصوص ارتباطات غیررسمی

- در واحدهای سازمانی بین ساعتهای رسمی به عنوان (زنگ تفریح)، گردهمایی کوتاه مدت غیررسمی تشکیل شود. در این گردهمایی سرپرست یا مسئول هر گروه، نظرات و پیشنهادهای مربوط به مسائل کاری را جمع آوری کند و به اطلاع مدیریت برساند.

- برنامه های گذران اوقات فراغت، در صورت لزوم اعضای سازمانی به اتفاق خانواده تنظیم شود. در این برنامه ها، علاوه بر سرگرمی و تفریح گردهماییهای سازمان یافته بر حسب مورد سازمانی جهت اظهار نظرات به صورت پانل ترتیب یابد.

- از طریق گفتاری، شنیداری و دیداری آموزشهای غیررسمی برنامه ریزی شود.

فصل 3-انواع جلسات در سازمان

ممکن است سازمان جهت ایجاد ارتباط، اشاعة اطلاعات، دریافت نظرات و یا تحلیل مسئله و تصمیم‌گیری تشکیل جلسه دهد. معمولاً وقتی سخن از جلسه به میان می‌آید در ذهن کارکنان یک سازمان، جلسات معمول جهت تصمیم‌گیری‌های موردی و یا بررسی موارد و مسائل مبتلی به سازمان، متبادر می‌شود. ولی نظر به اینکه ضرورت دارد که یک سازمان علاوه بر جلسات معمول به تشکیل نشستهایی به منظورهای مختلف دست بزند که هر یک در نوع خود از مفهوم خاصی برخوردار است، بدین جهت به منظور آشنا ساختن مدیران، به بیان آنها می‌پردازیم.

جلسة گروه موافق و مخالف

این گردهمایی به منظور انجام بحث و ایراد نظرات با تخصیص زمان برابر برای هر دو گروه تشکیل می‌شود. این جلسه که بصورت مباحثة گروهی است، می‌تواند جهت رفع تعارضات فکری به سازمان کمک کند.

جلسة گروه همسو

این نشست جهت داوری و نتیجه‌گیری از مورد خاصی تشکیل می‌شود. جلسات معمول در سازمانها از این نوع هستند.

میزگرد

جلسه‌اس است که عده‌ای دور هم جمع می‌شوند و با هم دربارة موضوعی اظهار نظر می‌کنند. ادارة این جلسه بر عهدة رئیسی است و باید به هر یک از شرکت‌کنندگان فقط یک بار اجازة سخن دهد.

سمینار

سمینار که جنبة آموزشی دارد و موضوع آن از قبل تعیین می‌شود. افرادی که قبلاً مشخص شده‌اند، دربارة آن موضوع مطالعاتی کرده‌اند و نتایج مطالعات خود را به شنودگان خود ارائه می‌دهند. سمینار، برعکس سمپوزیم، جنبة آموزشی دارد و حتی ممکن است حاضرات در آن، آموخته‌های خود را به دیگران بیاموزند. سمینار به لحاظ جنبة آموزشی خود، می‌تواند در تغییر رفتار سازمانی موثر باشد.

سمپوزیم

در این جلسه، یک موضوع از جنبه‌های مختلف که مورد تحقیق و بررسی قرار گرفته است، بیان می‌شود. معمولاً تعداد سخنرانان در سمپوزیم که برای تعداد کثیری سخن می‌گویند، حداکثر پنج نفر است.

جلسة مجمع عمومی

جلسه‌ای است که به منظور تصمیم‌گیری دربارة موضوعی و یا تصویب موردی و یا استماع گزارشی که در آن منافع گروهی وجود دارد، تشکیل می‌شود. این جلسه اکثراً در شرکتها رایج است. از اعضای برگزیده یک گروه یا یک واحد برای مطالعه، بررسی و اظهار نظر امر یا امور خاصی تشکیل می‌شود. سازمانها با توجه به موارد گوناگون می‌توانن کمیته‌های مختلفی تشکیل دهند.

کنفرانس

جلسه‌ای است که به منظور شور و بحث دربارة مسائل گوناگون، اعم از سیاسی، اجتماعی، ادبی و علمی تشکیل می‌شود. هر چند کنفرانسها برای سازمانها کاربرد دارند، ولی بیشتر به منظور حل اختلافات سیاسی بین دول تشکیل می‌شوند.

کنگره

اجتماعی است متشکل از افراد برای تبادل افکار دربارة مسائل سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و دستاوردهای علمی. کنگره‌ها با توجه به موضوع خود، از نمایندگان سیاسی، مجلسی و صاحب‌نظران فرهنگی و علمی تشکیل می‌شوند.